همه چیز درباره مدیر ساختمان

به گزارش گروه وبگردی خبرگزاری صدا و سیما، با ازدیاد تعداد آپارتمان‌ها و آپارتمان‌نشینی، عنوان”مدیر ساختمان” هم رواج پیدا کرد. مدیر ساختمان یعنی کسی که بتواند به امور مربوط به ساختمان و همسایگان رسیدگی کند. بر اساس “قانون تملک آپارتمان‌ها”، مدیر ساختمان وظایف و اختیاراتی دارد که عدم آشنایی با آن‌ها چه از سوی مدیر و چه از سوی همسایگان، باعث بروز اختلاف و درگیری بین ساکنان ساختمان می‌شود؛ بنابراین در این مقاله قصد داریم به طور کامل به وظایف، اختیارات و تمامی موارد مربوط به مدیر و مدیریت ساختمان که لازم است بدانید، بپردازیم.

مدیر ساختمان کیست؟

 

بر اساس “قانون تملک آپارتمان‌ها”، زمانی که یک آپارتمان دارای مالکین متعدد است، باید برای اجرای قوانین با رای همه مالکین نماینده‌ای تعیین شود. اما در صورتی که تعداد مالکین بیش از سه نفر باشد، باید با تشکیل مجمع عمومی میان خود مدیر یا مدیرانی برای اداره‌ی ساختمان انتخاب شوند.

به طورکلی اداره و حفظ ساختمان، دریافت و پرداخت هزینه‌ها، بیمه‌ی آتش‌سوزی، تعیین سهم هر آپارتمان از هزینه‌ها، ممانعت از ارائه‌ی خدمات به مالکین بدهکار، مطالبه‌ی بدهی از بدهکاران طرح دعوی در دادگستری و مراجعه به اداره‌ی ثبت، از جمله وظایف مدیر محسوب می‌شود.

 

چگونگی انتخاب مدیر ساختمان
همانطور که گفته شد، در صورتی که تعداد مالکین در ساختمان از سه نفر تجاوز کند، مجمع عمومی مالکین تشکیل می‌شود. زمانِ تشکیل مجمع عمومی مالکین، در صورت که توافقنامه‌ای بین مالکین تنظیم نشده باشد، بر اساس اکثریت مطلق آرای مالکینی خواهد بود که بیش از نصف مساحت تمام قسمت‌های اختصاصی را مالک باشند و در صورت عدم حصول اکثریت مزبور، زمان تشکیل مجمع عمومی با تصمیم حداقل سه نفر از مالکین تعیین خواهد شد.

در اولین جلسه مجمع عمومی، ابتدا رئیس مجمع عمومی تعیین خواهد شد و سپس در همان جلسه مدیر یا مدیرانی از بین مالکین و یا اشخاصی از خارج انتخاب میشود. مجمع عمومی مالکین باید حداقل سالی یک‌بار تشکیل شود. برای رسمیت مجمع، حضور مالکین بیش از نصف مساحت تمام قسمت‌های اختصاصی با نماینده آنان ضروری است.

وظایف مجمع عمومی
براساس قانون تملک آپارتمان‌ها، مجمع عمومی مالکان از همه مالکان واحد‌های آپارتمانی تشکیل می‌شود. وظیفه اصلی این مجمع برگزاری جلسات سالانه، انتخاب مدیر ساختمان و تصمیم‌گیری برای مسائل مهم ساختمان، از قبیل نوسازی و بازسازی است. در واقع مدیر ساختمان موظف است تصمیم‌های مجمع را اجرا کند.

مجمع عمومی دارای وظایف و اختیارات زیر می‌باشد:

الف) تعیین رئیس مجمع عمومی.

ب) انتخاب مدیر یا مدیران و رسیدگی به عملکرد آن‌ها.

پ) اتخاذ تصمیم نسبت به اداره امور ساختمان.

ت) تصویب گزارش مربوط به درآمد و هزینه‌های سالانه.

ث) اتخاذ تصمیم در ایجاد اندوخته برای حفظ و نگهداری و تعمیر بنا.

ج) تفویض اختیار به مدیر یا مدیران به منظور انعقاد قرارداد‌های لازم برای اداره ساختمان.


اختیارات و وظایف مدیر

 

حدود وظایف مدیر ساختمان بر مبنای قانون تملک آپارتمان‌ها بوده و تصمیم‌گیری در برخی موارد باید با رای مجمع عمومی انجام بگیرد. به این معنا که مدیر ساختمان در برخی امور، به تنهایی حق گرفتن تصمیم و تعیین تکلیف برای ساکنان آپارتمان را ندارد.

از مهم‌ترین وظایف مدیر ساختمان می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

حفظ و اداره ساختمان و اجرای تصمیمات مجمع عمومی مالکین. به عبارتی تمام اقدامات و مساعی مدیر صرفاً جهت حفظ ساختمان از هرگونه آسیب و خرابی و انجام امور جاری مربوط به آن است.
تعیین مقررات داخلی آپارتمان بر اساس تصمیمات مجمع عمومی مالکان و هیئت مدیره ساختمان، در قالب اساس‌نامه ساختمان. اساسنامه به مجموعه‌ای از قوانین، حقوق و وظایف ساکنین آپارتمان مسکونی اشاره دارد و منظور از اساسنامه مدیریت ساختمان، اشاره به حیطه‌ی وظایف، حقوق و مسئولیت مدیریت ساختمان است.
مشخص کردن هزینه‌های تعمیر و نگهداری آپارتمان
تعیین شارژ ماهیانه برای هر واحد
تفویض و انتقال اختیارات ساختمان به اشخاص دیگر با کسب مجوز از مجمع عمومی مالکان. مدیر نمی‌تواند به بهانه اینکه اوقات فراغت کافی برای مدیریت ندارند، شخص دیگری را برای حفظ و اداره ساختمان تعیین کند و چنین عملی خلاف قانون و مصوبات مجمع عمومی می‌باشد.
بیمه ساختمان در برابر آتش‌سوزی. سهم هر شریک از حق بیمه با توجه به ماده ۴ قانون تملک آپارتمان‌ها، به وسیله مدیر تعیین و از شرکا اخذ و به بیمه‌گر پرداخت خواهد شد.
پرداخت هزینه‌های تعمیر و نگهداری آپارتمان، از محل وجوهات دریافتی از بابت شارژ ماهانه
تعیین سهم هزینه‌های مشترک مالکان یا مستاجران. مدیر هزینه‌های مشترک مانند هزینه‌های مربوط به سرایدار، نگهبان، متصدی آسانسور، هزینه نگهداری تاسیسات، باغبان، تزئینات قسمت‌های مشترک که ربطی به متراژ بنای هر واحد ندارد و هزینه‌های اختصاصی مثل آب، گاز، آسفالت پشت‌بام و ... که به متراژ هر واحد مربوط است را محاسبه و تعیین می‌کند.
رسیدگی به اعتراض مالکان یا مستاجران.
بایگانی و حفظ و نگهداری صورتجلسات مجمع عمومی ساختمان. کلیه صورتجلسات و مدارک ساختمان با تغییر مدیر باید به مدیر بعدی ساختمان، تحویل داده شود.
رویت و بررسی وکالت‌نامه نماینده شرکا. کسی که به عنوان نماینده یکی از شرکا تعیین شده باشد، باید قبل از تشکیل جلسه مجمع عمومی، وکالت‌نامه معتبر خود را به مدیر ارائه نماید. احراز صحت اعتبار وکالت‌نامه، قبل از تشکیل و رسمیت جلسه مجمع عمومی، از وظایف مدیر یا مدیران است.
اطلاع‌رسانی تصمیمات مجمع عمومی ساختمان به اعضای غایب و وزارت مسکن و شهرسازی. در صورتی که تعدادی از مالکین نتوانند در جلسه شرکت کنند، تصمیمات گرفته شده باید ظرف ده روز به وسیله مدیر به مالکین غایب و وزارت مسکن و شهرسازی اطلاع داده شود.
ارسال اظهارنامه به مالک و مستاجر بدهکار در صورت عدم پرداخت شارژ ساختمان. به طور قانونی اظهارنامه وسیله‌ای است رسمی برای مطالبه حق و مدیر ساختمان نمی‌تواند برای مطالبه سهم هزینه‌های مشترک به صورت شفاهی، نامه معمولی و یا نصب آگهی روی تابلو اعلانات، اقدام نماید. زیرا چنین روشی برای اثبات مطالبه بدهی مالک، در مراجع قضائی و ثبتی معتبر نیست و مدیر ملکف است بدهی مالک یا مستاجر را به وسیله اظهارنامه رسماً مطالبه نماید. اظهار‌نامه بر روی فرم‌های مخصوصی که از دادگاه تهیه می‌شود، به وسیله مدیر ساختمان در سه نسخه تنظیم و امضا می‌شود؛ سپس در دفتر دادگاه به ثبت رسیده و توسط مامور ابلاغ به بدهکار ابلاغ می‌شود.
قطع ارائه خدمات مشترک به مالک یا مستاجر بدهکار، در صورت عدم توجه به اظهارنامه و عدم پرداخت شارژ. به موجب قانون هرگاه مالک یا مستاجر ظرف ده روز از تاریخ ابلاغ اظهارنامه، تمامی بدهی خود را نپردازد، مدیر می‌تواند به تشخیص خود با توجه به امکانات، از دادن خدمات مشترک از قبیل شوفاژ، تهویه مطبوع آب گرم (نه آب سرد)، برق، گاز و ... به او خودداری کنند، تا از این طریق بدهکار مجبور به پرداخت بدهی خود شود. مدیر نمی‌تواند و نباید پیش ازابلاغ اظهار‌نامه، مالک یا مستاجر بدهکار را، از خدمات مشترک محروم کند.
تصمیم‌گیری برای نحوه استفاده از پرداخت‌های پس‌انداز شده، به همراه مجمع عمومی.
استخدام سرایدار. مدیر ساختمان موظف به استخدام سرایدار برای انجام امور قسمت عمومی ساختمان می‌باشد، تا بتواند از این طریق محیط عمومی را حفظ و نگهداری کند. اجاره دادن واحد سرایداری، تشویق و عزل سرایدار بر عهده‌ی مدیر ساختمان است و اگر سایرین اعتراضی به کار سرایدار داشتند، باید به مدیر ساختمان اطلاع دهند.
ثبت و حفظ مستندات مالی ساختمان

نکات مهم در مورد مدیر ساختمان
چنانچه تصمیم مجمع عمومی در مورد یا مواردی خلاف قانون تملک آپارتمان‌ها و آئین‌نامه اجرایی آن یا خلاف سایر قوانین موضوعه کشوری باشد، مدیر یا هیات مدیره تکلیفی به تبعیت از آن ندارند.
تعداد مدیران باید فرد باشد و مدت ماموریت مدیر یا مدیران دو سال است. ولی مجمع عمومی می‌تواند این مدت را تمدید کند و انتخاب مجدد مدیر یا مدیران بلامانع خواهد بود.
در صورت استعفا، فوت یا عزل مدیر قبل از انقضای مدت، مجمع عمومی فوق‌العاده، به منظور انتخاب جانشین تشکیل خواهد شد.
در صورتی که سه نفر یا بیشتر از اعضای هیئت مدیره، از هیئت مدیره خارج شوند، مجمع عمومی فوق‌العاده باید به منظور تجدید انتخاب هیئت مدیره تشکیل گردد.
تصمیمات مدیران با اکثریت آرا معتبر است. در نحوه اداره آپارتمان، اصولا باید بیش از نصف مالکان با موضوع موافقت کرده باشند تا مدیر بتواند در زمینه موضوع مورد نظر اقدام کند.
مجمع عمومی یک نفر از مدیران را به عنوان خزانه‌دار تعیین می‌کند. خزانه‌دار دفتر درآمد و هزینه ثبت و نگهداری می‌کند، که به همراه قبوض و اسناد مربوطه، برای تصویب ترازنامه به مجمع عمومی تسلیم و ارائه خواهد داد.


حقوق و مزایای مدیر ساختمان
مدیرساختمان هم مثل هر شخص شاغل دیگری دارای حقوق و مزایایی است که بر اساس قانون وزارت کار تعریف می‌شود. در این صورت بین هیئت مدیره ساختمان به عنوان کارفرما و مدیر ساختمان به عنوان کارگر قراردادی امضا می‌شود که میزان اجرت و حقوق به همراه بیمه و مزایا در آن درج می‌شود.
فرقی نمی‌کند که مدیر از ساکنان مجتمع باشد یا نه. در هر صورت طبق قوانین جاری کشور باید دستمزد وی پرداخت شود. در این صورت هیئت مدیره ساختمان در نقش کارفرما و مدیر در نقش کارگر است.
اگر مدیر ساختمان مستقیما از طرف ساکنان انتخاب شود و هیچ‌گونه قراردادی در خصوص مزد و مزایا تنظیم نشده باشد و فقط صورتجلسه انتخاب مدیر تهیه شود، مدیر ساختمان به طور قانونی مجاز به برداشت هیچ‌گونه مبلغی تحت هیچ عنوانی نیست. ولی بین ساکنان ساختمان عرف شده است که مدیر ساختمان در ساختمان‌های کم‌واحد فقط می‌تواند حق شارژ ثابت پرداخت نکند.

توجه داشته باشید که اگر در صورتجلسه ساختمان حق الزحمه قید شده پایین‌تر از حداقل حقوق وزارت کار باشد، این صورتجلسه به معنای قرارداد کار نیست و تابع قوانین وزارت کار نیست. ولی همچنان مدیر، به عنوان مسئول ساختمان شناخته می‌شود و کماکان در مقابل خطرات و حوادث در ساختمان مسئول است.

حقوق مدیر ساختمان، جزو مخارج عمومی ساختمان به حساب آمده و باید از هزینه شارژ ساختمان پرداخت شود. توافق در خصوص میزان حقوق باید با توافق ساکنین و در مجمع عمومی صورت گیرد.


چگونگی رسیدگی به تخلفات مدیر ساختمان
طبق قانون تملک آپارتمان‌ها، وظایف مالکان و مدیر ساختمان مشخص شده است. بر این اساس تخلف از قوانین آپارتمان‌نشینی، برای مالکان و مدیر ساختمان، رعایت نکردن قانون بوده و در این حالت درخواست اقامه دعوا برای شخص متخلف امکان‌پذیر است. تخلفات مدیر ساختمان از قوانین و حدود اختیارات، پیگرد قانونی داشته و می‌توان علیه مدیر به مراجع قضایی شکایت کرد.

در حالت کلی تمامی اموری که مربوط به بخش‌های مشاع ساختمان است، باید با اجازه از مجمع عمومی مالکان انجام گیرد و چنانچه به صورت خودسرانه اقداماتی در این زمینه انجام شود، شکایت علیه مدیر ساختمان امری اجتناب‌ناپذیر خواهد بود. به عنوان مثال، پشت‌بام هر ساختمان جزو محدوده‌های مشاع محسوب می‌شود و اگر مدیر آپارتمان قصد احداث انباری در پشت‌بام را داشته باشد، باید در میان ساکنان اجماع شود تا بتواند به این دخل و تصرف اقدام کند.

دخل و تصرف مالکانه از حدود اختیارات مدیر آپارتمان خارج است. مثلا تعویض در ورودی ساختمان، دخل و تصرف مالکانه محسوب می‌شود و به همین دلیل نیاز به اجماع دارد.

با توجه به مطالب فوق، مدیر ساختمان با عدم رعایت هرکدام از موارد ذکر شده یا سوء استفاده از حدود اختیارات خود، قوانین را زیر پا گذاشته و جزو تخلفات مدیر ساختمان به حساب می‌آید. در این صورت چنانچه مدیر ساختمان به اعتراضات مالکان یا مستاجران توجه نکند، می‌توان با ارسال اظهارنامه، به وی در خصوص تخلف در اجرای وظایف تذکر داد. اما اگر مدیر ساختمان همچنان مرتکب خلاف گردد، می‌توان با مراجعه به مراجع قضایی و طرح دعوی و ارائه دادخواست، نسبت به شکایت علیه مدیر ساختمان اقدامات لازم را انجام داد.

سوالات متداول:
مدیر ساختمان را چه کسی انتخاب می‌کند؟
در اولین جلسه مجمع عمومی، ابتدا رئیس مجمع عمومی تعیین خواهد شد و سپس در همان جلسه مدیر یا مدیرانی از بین مالکین و یا اشخاصی ذی‌صلاح انتخاب میشوند. مجمع عمومی مالکین باید حداقل سالی یک‌بار تشکیل شود. برای رسمیت مجمع، حضور مالکین بیش از نصف مساحت تمام قسمت‌های اختصاصی با نماینده آنان ضروری است.

وظایف مجمع عمومی ساختمان چیست؟
براساس قانون تملک آپارتمان‌ها، مجمع عمومی مالکان در هر ساختمان از همه مالکان واحد‌های آپارتمانی تشکیل می‌شود. وظیفه اصلی این مجمع برگزاری جلسات سالانه، انتخاب مدیر ساختمان و تصمیم‌گیری برای مسائل مهم ساختمان، از قبیل نوسازی و بازسازی است. در واقع مدیر ساختمان موظف است تصمیم‌های مجمع را اجرا کند.

آیادر مورد معوقات ساختمان، فقط مالکین متعهد هستند؟
برای جلوگیری از معوق ماندن امور مربوط به ساختمان، تن‌ها مالکین در پرداخت سهم هزینه‌های مشترک متعهد نبوده، بلکه هر شخصی اعم از مالک یا مستاجر یا استفاده‌کننده، در قبال پرداخت هزینه‌های مشترک ساختمان مسئول می‌باشد.

مدیر جهت وصول مطالبات ساختمان باید چه کار کند؟
مدیر یا هیأت مدیره می‌تواند برای دریافت مطالبات ساختمان علاوه بر ابلاغ اظهار‌نامه و صدور اجرائیه از طرف اداره ثبت، از طریق طرح و اقامه دعوی در دادگاه، نسبت به وصول مطالبات ساختمان از واحد یا واحد‌های بدهکار اقدام نماید.

آیا مدیر آپارتمان می‌تواند برای همه امور ساختمان تصمیم‌گیری کند؟
خیر. در نحوه اداره آپارتمان، اصولا باید بیش از نصف مالکان با موضوع موافقت کرده باشند تا مدیر بتواند در زمینه موضوع مورد نظر اقدام کند.

آیا مستاجر میتواند مدیر ساختمان شود؟
بله، مدیر ساختمان می‌تواند از بین مالکین، مستاجرین و افراد غیرساکن در ساختمان انتخاب شود و این انتخاب بنابر صلاح­دید افراد ساکن در ساختمان صورت می‌پذیرد.

چه زمانی مدیر ساختمان باید خسارت کل ساختمان را بدهد؟
مدیر یا مدیران جهت حفظ و نگهداری ساختمان و تاسیسات و تجهیزات مربوطه، به تناسب سطح زیربنای اختصاصی سهم هریک از واحد‌ها را محاسبه و جهت یرداخت حق بیمه از مالکین مطالبه می‌کنند. درصورت عدم اقدام و بروز آتش‌سوزی، مدیر یا مدیران مسئول جبران خسارات وارده می‌باشند.

آیا مدیران می‌توانند برای خود جانشین انتخاب کنند؟
مدیر فقط برای مدت کوتاهی مانند مسافرت می‌تواند از بین ساکنین جانشین موقت انتخاب کند و در بلند‌مدت نمی‌تواند وظایف خود را به دیگری محول کند. ساکنین باید از جایگزین موقت مدیر مطلع شوند.

حل اختلاف ساختمان تا چه حدی بر عهده مدیر ساختمان است؟
حل اختلاف ساکنان، تنها در چارچوب اساسنامه، بر عهده مدیر ساختمان خواهد بود و مسائلی که مربوط به قسمت‌های اختصاصی ساختمان است بر عهده مدیریت ساختمان نمی‌باشد.

آیا مدیر می‌تواند قبل از ابلاغ اظهارنامه، مالک را از خدمات محروم کند؟
خیر. مدیر یا مدیران نمی‌توانند و نباید پیش از ابلاغ اظهار نامه، مالک یا مستاجر بدهکار را، از خدمات مشترک محروم کنند.

تعداد مدیران و مدت ماموریت آن‌ها چقدر است؟
تعداد مدیران باید فرد باشد و مدت ماموریت مدیر یا مدیران دو سال است. ولی مجمع عمومی می‌تواند این مدت را تمدید کند و انتخاب مجدد مدیر یا مدیران بلامانع خواهد بود.