یکی از دغدغه‌های افراد تازه‌کار برای صادرکردن یک کالا، آشنایی با فرایند‌های مختلف صادرات است.
انجام مراحل صادرات و فروش کالا در بازار‌های خارجی از حساسیت‌های خاصی برخوردار است و صادرات موفق مستلزم داشتن دانش کافی درباره محصول و آگاهی از ویژگی‌های منحصر به فرد بازار هدف است.
در ابتدا باید برای صادرات محصول خود یک استراتژی داشته باشید. نوع استراتژی انتخابی برای ورود و حضور در یک بازار بین‌المللی، تأثیر فراوانی در عملکرد صادراتی شما می‌گذارد. در بازار، دفاع از موقعیت خود در مقابل صادرکنندگان دیگر، کاهش تغییرات تقاضای فصلی، کاهش هزینه‌های ثابت، بهره مندی از بیشترین ظرفیت تولید، ارزیابی فناوری‌های جدید، افزایش قابلیت‌های مدیریتی و تحکیم شهرت بین المللی از مواردیست که برای تعیین استراتژی خود، حتما باید به آن توجه کنید.
ابتدا باید بدانید محصول شما چه نیاز‌هایی را در بازار خارجی برآورده می‌کند؟ زیرا اگر شما کالایی را بدون داشتن دانش کافی صادر کنید، ممکن است سرمایه خود را به هدر دهید. بعد از آن باید بدانید، آیا شرکت شما باید محصولش را برای فروش در خارج از کشور تغییر دهد، یعنی محصولی متفاوت با آنچه در بازار داخلی عرضه می‌کند، تولید کند یا خیر؟ دانستن اینکه چه ویژگی‌های خاصی از قبیل طراحی، رنگ، اندازه، بسته‌بندی، نام تجاری، برچسب‌ها و ضمانت نامه، باید اصلاح شود. به زبان ساده تر، باید محصول تولیدی خود را با نیاز‌های بازار‌های صادراتی تطبیق دهید. مثلا گاهی وقت‌ها باتوجه به شرایط جغرافیایی و آب و هوایی، ترجیحات خریدار، استاندارد‌های زندگی و مقررات دولتی یا رویه‌های مذهبی باید محصول خود را تغییر دهید.
در این بین، انتخاب شرکا و مشاوران صادرات حرفه‌ای مناسب، از اولین و مهمترین گام هاست که باید برای کاهش خطرات احتمالی در بازار‌های خارج از کشور بردارید. بعد از کسب علم و دانش کافی درباره همه این موارد برای راه‌های قانونی صادرات باید این مراحل را طی کنید:
ابتدا نیازمند آماده‌سازی اسناد مورد نیاز برای اظهار و ارسال کالا هستید که شامل:
صاحب کالا در صورت تمایل، با در دست داشتن فاکتور می‌تواند، به یک شرکت بیمه مراجعه کند و فرم پیشنهاد بیمه را تکمیل و در خواست بیمه باربری صادراتی کالا کند. ضرورت بیمه کردن کالای صادراتی بستگی به شرایط و توافقات بین خریدار و فروشنده و گروه معاملاتی که کالا در قرارداد در آن قرار داده شده است، دارد.
بیمه‌نامه در گمرکات ایران، به طور کلی، سندی اختیاری محسوب می‌شود,، ولی در گمرکات اجرائی تهران وجود آن ضروری است. چنانچه کالا قبل از اظهار در گمرک، بیمه نشده باشد و بیمه نامه جزء اسناد ضروری ترخیص برای ارائه گمرک باشد، صادرکننده می‌تواند بعد از اظهار کالا در گمرک و قبل از ترخیص کالا، درخواست صدور بیمه نامه را به شرکت بیمه ارائه دهد، که در این صورت ارزش بیمه نامه مطابق ارزش اظهارنامه گمرکی می‌باشد.
خریدار در موارد لزوم ارائه گواهی مبدأ به مقامات کشور مقصد، برای ترخیص و یا جهت اطمینان از ایرانی بودن کالا، به صادرکننده، درخواست ارسال گواهی مبدأ برای کالای ارسالی را می‌دهد. صادرکننده به اتاق بازرگانی تهران مراجعه می‌کند و فرم خام درخواست گواهی مبدأ را دریافت می‌کند.
صادرکننده، فرم خام را به زبان انگلیسی تکمیل می‌کند و به همراه تصویرکارت بازرگانی، تصویر بارنامه و اصل پروانه صادراتی، به کارشناس گواهی مبدأ تحویل می‌دهد. کارشناس گواهی مبدأ، مدارک را دریافت می‌کند و بعد از انطباق، تعرفه گمرکی مربوط به گواهی مبدأ کالا را تعیین می‌کند و به صاحب کالا اطلاع می‌دهد.
صاحب کالا مبلغ تعرفه را واریز کرده و اصل فیش بانکی را ارائه می‌دهد. کارشناس گواهی مبدأ، بعد از ثبت شماره و رفرنس (دریافت) گواهی مبدأ مربوطه و مهمور نمودن فرم‌ها، تأییدیه سرپرست واحد گواهی مبدأ را گرفته و گواهی مبدأ را صادر می‌کند. کارشناس گواهی مبدأ بعد از ثبت، اطلاعات را در بانک اطلاعات، مدارک را به همراه یک نسخه از گواهی مبدأ بایگانی می‌کند. صاحب کالا اصل گواهی مبدأ را دریافت می‌کند.
بعد از بسته بندی کالا صادراتی و تهیه لیست عدل‌بندی، صادرکننده یک وسیله حمل اختیار می‌کند و کالا را به پشت درب گمرک می‌رساند. برای ورود به محوطه گمرک، صادرکننده باید فرم درخواست ورود را تکمیل کند.
قبل از ورود وسیله حمل به محوطه گمرک، صادرکننده یک فرم اجازه ورود را از مأمور گمرک دریافت کرده و مشخصات خود، تعداد عدل‌ها و کشور مقصد را در آن درج و به مأمور گمرک برای مهمور کردن تحویل می‌دهد. بعد از تأیید مأمور گمرک، صادرکننده به واحد انبار مراجعه می‌کند. واحد انبار تأییدیه گمرک را بررسی می‌کند و اجازه ورود بار به انبار را می‌دهد.
صادرکننده، برگه تأیید شده توسط گمرک و انبار را به حراست گمرک تحویل می‌دهد و مجوز ورود به گمرک یا بیجک (بیجک به برگه‌ای اطلاق می‌شود که توسط فروشنده برای خریدار صادر می‌شود و در آن نوع و مقدار کالای خریداری شده قید می‌شود و خریدار با توجه به آن، کالا‌ها را تحویل می‌گیرد و پس از بررسی و مطابقت آن کالا‌ها با برگه در صورت درستی رسید می‌دهد) ورودی را دریافت می‌کند. کالا وارد محوطه گمرک می‌شود و توزین شده، قبض باسکول برای آن صادر می‌شود. صادرکننده کالا را به پشت درب انبار منتقل کرده و در صورتی که حمل کالا یکسره (ارزیابی روی وسیله حمل) باشد، صادرکننده مراحل اظهار گمرکی را آغاز می‌کند. در غیر اینصورت انباردار، ضمن مشخص کردن جای کالا در انبار، کالا را شمارش کرده و در ظهر بیجک ورودی تعداد آن را درج می‌کند.
صادرکننده بیجک ورودی دارای تالی را به همراه قبض باسکول به درب ورودی گمرک منتقل می‌کند و مسئول مربوطه اطلاعات آن را در دفتر ورود کالا به گمرک وارد می‌کند و بیجک را امضا و به صادرکننده تحویل می‌دهد. صادرکننده بیجک تایید شده گمرک را به واحد اداری انبار تحویل می‌دهد و واحد اداری قبض انبار را صادر می‌کند و اطلاعات قبض را در دفتر انبار نیز ثبت می‌کند. صادرکننده با داشتن قبض انبار وارد مرحله اظهار گمرکی می‌شود.
ابتدا صادرکننده باید با در دست داشتن مدارک شامل: کارت بازرگانی، لیست عدل بندی و بیمه نامه باربری صادراتی کالا باید به قسمت ورود اطلاعات گمرک مراجعه کند.
چنانچه صاحب کالا یا نماینده قانونی وی، فاقد کد شناسایی و سابقه در سیستم کدینگ باشند، در ابتدا می‌بایست اقدام به تکمیل فرم‌های مربوطه نموده و پس از ارائه اصل مدارک و تایید واحد احراز هویت به واحد ورود اطلاعات مراجعه نماید. پس از ورود اطلاعات، کد اختصاصی صاحب کالا و نماینده قانونی وی اعلام می‌گردد و در مراجعات بعدی با درج این کد، سایر اطلاعات از طریق سیستم فراخوانی و در اظهارنامه وارد می‌گردد و نیاز به اعلام آن‌ها توسط مراجعه کننده نیست.
همچنین در صورت نیاز به روزآمد نمودن اطلاعات کدینگ در سیستم، صاحب کالا یا نماینده قانونی وی به این منظور می‌بایست قبل از هر اقدامی، ابتدا به واحد احراز هویت مراجعه نماید تا پس از کنترل مدارک ارائه شده، نسبت به اصلاح اطلاعات موجود در سیستم اقدام گردد. واحد تایپ بعد از چاپ اظهارنامه و رفع اشکال، آن را به صاحب آن تحویل می‌دهد و اظهارکننده موظف است آن را امضاء و ضمیمه مدارک کند.
اظهارنامه به همراه مدارک به واحد احراز هویت فرستاده می‌شود. در این واحد علاوه بر بررسی مدارک، ارزش اظهار شده کالای صادراتی بر اساس ارزش پایه‌ای که سازمان توسعه تجارت (از طریق سایت ارزش) اعلام می‌کند، بررسی می‌شود.
اظهارنامه مورد تأیید از نظر کامل بودن مدارک و ارزش اظهار شده با اختصاص شماره کوتاژ (..) تأیید می‌شود.
اظهارنامه دریافت شده ابتدا توسط مسئول واحد صادرات و یا از طریق سیستم، تعیین ارزیاب می‌گردد تا کالا با رعایت دستورالعمل‌های طرح انتخاب مسیر مورد ارزیابی قرار گیرد. مسئول صدور پروانه پس از دریافت اظهارنامه‌ای که شماره ارزیابی دریافت نموده نسبت به فراخوانی اظهارنامه مورد نظر و چاپ پروانه صادراتی اقدام نموده و شماره پروانه را در متن اظهارنامه درج نموده و ارزش دلاری اظهارنامه را بر روی پروانه ثبت می‌نماید و پس از مهر و امضاء پروانه، اظهارنامه و پروانه را تحویل کارشناس یا مسئول سرویس ارزیابی صادرات می‌نماید.
پروانه چاپ شده به همراه اظهارنامه، توسط مسئول واحد صادرات، مهر و امضا شده و تحویل صاحب کالا می‌گردد. صاحب کالا به همراه پروانه صادراتی خود به واحد درب خروج مراجعه می‌کند. در واحد درب خروج، مجدداً اسناد و مدارک و مندرجات داخل پروانه بررسی می‌شود و یک عدل برای بازبینی انتخاب و در حضور انباردار ارزیابی می‌شود. در صورت مطابقت کالا با پروانه صادراتی مسئول درب خروج پروانه را مهر می‌زند و خروج کالا از انبار را بلامانع اعلام می‌کند.
فوروادر نیز برای پاسخ به استعلام، از حمل کننده‌های مختلف، استعلام قیمت می‌کند و پاسخ استعلام را به صادرکننده می‌دهد.
به منظور توافق، صادرکننده و فوروادر با هم مذاکره می‌کنند و در مورد شیوه‌های پرداخت هزینه حمل به توافق می‌رسند. در بیشتر مواقع، پیش پرداختی برای صدور بارنامه دریافت می‌شود. صادرکننده اسناد کالا را به فوروادر ارائه می‌دهد و فوروادر بارنامه را صادر و یک نسخه از نسخ اصلی آن را به صاحب کالا (صادرکننده) تحویل می‌دهد.
صادرکننده با در دست داشتن بارنامه به درب خروج گمرک برای آماده‌سازی کالا، برای ارسال توسط حمل کننده مراجعه می‌کند و طبق توافقات قبلی خود با خریدار خارجی نسخه اصلی یا کپی بارنامه را به دست خریدار خارجی می‌فرستد. فوروادر، بارنامه صادرشده را به حمل کننده نیز تحویل می‌دهد و او از این به بعد با توجه به نوع حمل، نسبت به تهیه اسناد حمل اقدام می‌کند.
برای تسهیل عبور وسایل حمل از مرز، برای کشور‌های عضو کنوانسیون تیر، کارنه تیر (سندی است گمرکی که برای ترانزیت بین المللی کالا در چارچوب کنوانسیون تیر (TIR) در کشور مبدا صادر می‌شود) از اتاق بازرگانی و صنایع و معادن تهیه می‌شود؛ همچنین انجمن در حمل زمینی برای وسایل نقلیه باید پروانه عبور نیز صادر کند.
مسئول درب خروج، مشخصات بارنامه را در دفتر درب خروج ثبت می‌کند و در پروانه صادراتی شماره بارنامه را درج می‌کند. صادرکننده، دفتر درب خروج را امضاء می‌کند و اجازه خروج کالا توسط مسئولین حمل و نقل را تأیید می‌کند. صادرکننده، اصل پروانه صادراتی و بیجک خروجی را تحویل فوروادر می‌دهد تا برای بارگیری و ارسال کالا اقدام کند. حمل کننده به محل گمرک مراجعه می‌کند و با ارائه مدارک وسیله حمل را بعد از گرفتن مجوز ورود وارد محل انبار گمرک می‌کند.
مسئول درب خروج، وسیله حمل را پلمپ می‌کند. به هنگام خروج، وسیله حمل مجدد توزین می‌شود.
وسیله حمل، کالا را به مرز خروجی (گمرکات مرزی یا گمرکات هوایی) حمل می‌کند. در مرز خروجی، پروانه گمرکی مجدد بررسی می‌شود و پروانه صادراتی مستهلک می‌شود. این پروانه، توسط فوروادر به صادرکننده برای استفاده از منافع آن برگردانده می‌شود. زمانی که کالا به مقصد رسید، نماینده فوروادر در مقصد، خریدار را از رسیدن کالا مطلع می‌کند، تا جهت دریافت آن مراجعه کند. بعد از رسیدن کالا به مقصد، حمل کننده موظف است لاشه کارنه تیر را به اتاق بازرگانی برگرداند تا تسویه کارنه تیر صورت گیرد و لاشه پروانه عبور را نیز به انجمن سراسری شرکت‌های حمل و نقل بین المللی برگرداند.
این‌ها تمامی راه‌هایی بود که یک فرد یا شرکت برای صادرات یک کالا از مبدا به مقصد مشخص، باید انجام دهد که البته ممکن است استثنائاتی نیز وجود داشته باشد.