ثبت بیش از ۵۰ درصد اسناد در ۲% دفاتر

آقای ذبیح الله خداییان در مصاحبه اختصاصی با خبرنگار خبرگزاری صدا و سیما در پاسخ به سوالی مبنی بر این که موضوع سهمیه بندی در بحث ثبت ازدواج و طلاق در دفاتر از چه زمانی اجرایی می‌شود؟ افزود: تصمیمی که درباره تقسیم اسناد گرفته شده است فقط خاص دفاتر ازدواج و طلاق نیست بلکه این تصمیم درباره همه اسناد رسمی است که در دفاتر ازدواج و طلاق، اسناد رسمی و واحد‌های ثبتی ثبت می‌شود.

وی گفت: هر سال نزدیک به ۳۰ میلیون سند رسمی اعم از مالکیت و سایر اسناد را ثبت می‌کنیم که بخشی از اسناد متعلق به وزارتخانه ها، موسسات و سازمان‌ها و شرکت‌های دولتی است و بخشی دیگر از اسناد که بیشترین اسناد را به خود اختصاص می‌دهد مربوط به اشخاص حقیقی و حقوقی بخش غیر دولتی است.
رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور افزود: تقسیم اسناد درباره اسناد دولتی حدود ۴۰ سال است که براساس تصویب هیئت دولت اجرایی می‌شود، اما به صورت سنتی و در مورد اسناد رسمی غیر دولتی این روش را نداریم.
آقای خداییان گفت: از زمانی که به عنوان رئیس این سازمان منصوب شده ام مردم و سران دفاتر مراجعه‌های زیادی داشتند و از طولانی شدن روند ثبت اسناد رسمی، اضافه دریافتی از مردم و از نحوه تقسیم اسناد گلایه داشتند و در بازرسی‌ها مشخص شد که بیش از ۵۰ درصد اسناد رسمی در یک تا دو درصد دفاتر ثبت می‌شود و این دفاتر با تراکم شدید کار مواجهند به طوری که برای ثبت اسناد، وقت تعیین می‌کنند و اضافه دریافتی هم دارند در حالی که بقیه دفاتر به آن شکل که باید کاری به آن‌ها ارجاع نمی‌شود.
وی افزود: در آسیب شناسی‌ها هم برای ما مشخص شد که کار زیاد این دفاتر به سبب مشتری مداری آن‌ها نیست بلکه به لحاظ ارتباطات غیر متعارفی است که برخی کارکنان دفاتر با مراجعی که اسناد به آن دفاتر ارجاع می‌شود، برقرار کرده بودند.

رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور گفت: بر همین اساس تصمیم گرفته شد این طرح در مورد همه دفاتر مرحله به مرحله اعمال شود به طوری که مردم ملزم نباشند صرفاً به یکی دو درصد دفتر‌ها مراجعه کنند و از این طریق اطاله دادرسی هم کاهش می‌یابد.
آقای خداییان افزود: از این طریق نظارت بیشتری روی دریافتی‌ها از مردم صورت می‌گیرد و از ظرفیت همه دفاتر استفاده می‌شود.
وی گفت: بر همین اساس در سامانه‌ای با توجه به تعداد اسناد صادره و درآمد و تعداد دفاتر، میانگینی در نظر گرفته می‌شود که براساس آن میانگین به اضافه ۲۰ درصد بیشتر همه دفاتر می‌توانند در ثبت اسناد رسمی اقدام کنند و مازاد بر آن به سایر دفاتر ارجاع می‌شود.
رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در پاسخ به سوالی مبنی بر این که در بازدید‌های سرزده شما از مراکز ثبتی چه تخلفاتی بیشتر است؟ افزود: مردم از طولانی بودن روند ثبت گلایه دارند و به همین علت اصلاحاتی در واحد ثبتی در دفاتر اسناد رسمی صورت گرفت و دفاتر باید از طریق پایانه فروش یا پوز و مطابق تعرفه‌های تعیین شده از مردم حق تحریر و حقوق دولتی را دریافت کنند و با برخی مسئولان دفاتر که به صورت دستی پول می‌گیرند، برخورد می‌شود.
آقای خداییان گفت: برخی دفاتر هم ارتباطات غیر متعارفی با برخی مراجع داشتند که اسناد زیادی به آن‌ها ارجاع می‌شود و مثلاً ما درباره بانک‌های دولتی تقسیم اسناد را داریم، اما در بانک‌های خصوصی اینگونه نیست و باید این روش‌ها را در بحث تقسیم اسناد اعمال کنیم تا سرعت و دقت ارتقا پیدا کند.
وی در پاسخ به سوالی مبنی بر این که چه مدت زمانی برای تبدیل اسناد دفترچه‌ای به کاداستری و همچنین اسناد کاداستری به کاداستری زمان نیاز است؟ افزود: برای تبدیل اسناد دفترچه‌ای به کاداستری (تک برگی) نوع زمین یا ملکی که می‌خواهیم به کاداستری تبدیل کنیم مهم است چرا که نیاز به نقشه برداری و بازدید محلی دارد و باید از طریق سیستم شمیم برای آن نقشه تهیه کنیم و گاهی مانند بازار‌های سرپوشیده نیاز است نقشه برداری صورت گیرد.
رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور گفت:، اما ما این قضیه را سرعت داده ایم و حداکثر یک ماه این سند‌ها تبدیل می‌شود، اما درباره تبدیل سند‌های تک برگی به تک برگی اگر به لحاظ سیستم شمیم مشکلی نداشته باشند کمتر از دو روز انجام می‌شود.