تبدیل اوراق ثبتی استان تهران به پرونده های الکترونیک

به گزارش خبرگزاری صدا و سیما ، آقای مهندس خلیل نیا , رئیس اداره فناوری ثبت اسناد و املاک استان تهران در گفتگو با برنامه سلام تهران شبکه پنج سیما گفت: با اسکن بیش از دویست میلیون برگ,  اسناد کاغذی سازمان ثبت اسناد الکترونیکی شدند.

مجری : یکی از آن دغدغه ها و دل مشغولی همشهریان ما که در تهران دارند راجع به پرونده هایی است که ممکن است گم بشوند و یا آسیب ببینند و یا ممکن است که اتفاقی براشون بیفتد به خاطر حوادث غیرمترقبه ,  بفرمائید که الکترونیک سازی پرونده های ثبتی مردم استان تهران از چه سالی شروع شده و الان در چه مرحله ای است ؟

رئیس اداره فناوری ثبت اسناد و املاک استان تهران: پرونده های ثبتی به طور رسمی از سال۱۳۹۳ عملیات آرشیو آن شروع شد در استان تهران , البته به صورت کشوری در سایر استانها هم بود به صورت غیررسمی خوب استان تهران پایلوت بود و یک مقداری زودتر شروع کرد بحث آرشیو را اگر حالا اجازه بدهید یک تعریف کوتاه از آرشیو الکترونیکی داشته باشم. پرونده های ثبتی متعلق به مالکین عزیز توی ادارات ثبت به صورت امانت است در اختیار ما , خوب ما وظیفه مون این است که امانت دار خوبی باشیم حالا شما خیلی مختصر فرمودی به خاطر خیلی از مسائل و مخاطراتی که ممکن است اتفاق بیفتد که موجب نگرانی ما هم بوده مواردی مثل مفقود شدن ، آتش سوزی ، سیل و حوادث غیرمترقبه به خاطر این مسائل از سال ۹۳به طور رسمی بحث اسکن پرونده ها شروع شد پس آرشیو الکترونیکی داره درباره اسکن ابتدا صحبت می کند ما تمام اوراق پرونده های ثبتی را به صورت پشت و رو , چرا حالا هر دو رو چون خیلی از اوراق هستند که هر دو طرفش نوشته دارند و بعدا ًامکان دارد که یک اطلاعات مهمی در حد یک خط یا کمتر وجود داشته که اونها هم نمی خواستیم از قلم بیفتد تصویرش را برداشتیم ما ۳۵ واحد ثبتی داریم 16 تا در شهر تهران و ۱۹ تا شهرستان هامون ۱۶ تا واحد ثبتی تهران همگی اسکن شدند و گردش فیزیکی پرونده را هم ما جلویش را گرفتیم, یعنی پرونده قرار نیست از مخزن بایگانی بیاد بیرون و جابه جا نمی شود حالا می رسیم به محاسن آن در واحدهای شهرستان مان از بین آن ۱۹ تا ۱۵ تا را ما کامل انجام دادیم سه تای دیگر در مرحله نهایی شدن برای حذف فیزیکی هست وگرنه اسکن آن تمام شده یک واحد شهرستانی است که در مرحله نهایی اسکن شدن است شاید دو یا سه هفته دیگر به امید خدا تمام شود و ما می توانیم به امید خدا این نوید را بدهیم که امسال یعنی سال ۱۴۰۱ تمام پرونده های ثبتی استان تهران که به عنوان یکی از مهمترین و عظیم ترین پروژه هایی بود که سازمان ثبت پیگیری می کرد به امید خدا ....

مجری : و اشاره کردید که ایشالا یکی دو هفته دیگر کامل می شود یعنی تمام پرونده ها؟

رئیس اداره فناوری ثبت اسناد و املاک استان تهران : تمام پرونده های ثبتی استان تهران با این توضیح که دراستان تهران به لحاظ حجم کار خدمتتون عرض می کنم بیش از دویست میلیون برگ ما اسکن کردیم . استان دوم های کشورمون تقریباً حول و حوش پنجاه و خورده ای هستند یعنی چهار برابر ,ما فقط شش میلیون و ششصد هزار پرونده شاید هم بیشتر به  این خاطر عرض می کنم که یک پروژه عظیمی بود و واقعاً خیلی مساعدت و همت شد و کار جهادی بود که انجام شد که مردم عزیزمون می توانند ثمره اش را ببینند.

 مجری : اشاره کردید که هنوز چند تا شهرستان مانده که تمام نشده ، شهرستان ملارد هم جزء استان تهران است دیگه درسته ؟

رئیس اداره فناوری ثبت اسناد و املاک استان تهران : شهرستان ملارد حالا شما نام بردید شهرستان ملارد آن شهرستانی است که به امید خدا بحث آخرهای اسکن آن است.

مجری : دیگه کجاها مانده ؟

رئیس اداره فناوری ثبت اسناد و املاک استان تهران: همان دیگه ما بحث اسکن را نداریم اون سه تا که عرض کردم بحث حذف فیزیکش مانده اسکن آن تمام شده ما چیزی برای اسکن نداریم , داریم کارهای زیرساختی اش را انجام می دهیم به امید خدا برای حذف گردش فیزیکی که صرفاً پرونده به صورت الکترونیکی در اداره چرخش داشته باشد .

مجری : خوب حالا برسیم به اینجا که این کاری که شما انجام دادید چه محاسنی دارد ؟

خلیل نیا رئیس اداره فناوری ثبت اسناد و املاک استان تهران: ببینید اولین حسنش را که شما خودتون فرمودید به راحتی میشه فهمید که وقتی یک چیزی اسکن می شود هنوز توی حال و هوای پدافند غیر عامل هستیم خیلی بی ربط نیست ما وقتی صحبت از پدافند غیرعامل می کنیم یکی از مبانی اساسی آن همین است وقتی که یک اداره خدای ناکرده یک اتفاقی می افتد , شما اگر تدبیر نکرده باشید اونجا پرونده ها را اسکن نکرده باشید قطعاً اتفاقات ناگواری می افتد اوراقی وجود دارند در پرونده ها که سرنوشت کل اون پرونده را ممکن است تغییر بدهند دعوی هایی که ممکن است برود در دادگاه و فقط با یک اوراق اینها این طرف و آن طرف بشود با توجه به رای که قاضی محترم می دهد اینها حسنی است که همه ما بهش اشراف داریم و می دونیم که اسکن شدن چه مصارفی دارد اما اگر یک کم تخصصی تر به این قضیه نگاه بکنیم شما ببینید وقتی وارد یک واحد ثبتی می شدید انبوهی از پرونده را قبلاً می دیدید که بعضاً کارمندها پشت این پرونده ها گم بودند , خوب این پرونده ها وجودش خودش آسیب بود این که جابه جایی اش و خدای ناکرده مفقود بشوند سرجای خودشون نروند.

مجری : این اتفاق می افتاد که مفقود بشود پرونده ؟

رئیس اداره فناوری ثبت اسناد و املاک استان تهران: بله ببینید وقتی که یک اداره در شهر تهران حالا من اسم نمی برم به اندازه یک استان فقط پرونده هاش است ۴۰۰ تا ۵۰۰ هزار تا شما نمی توانید توقع داشته باشید که هیچ پرونده ای مفقود نداشته باشید ممکن است که بر اساس اشتباه سهوی برود و در جای دیگری بایگانی بشود و اون بنده خدایی که مالک است ممکن است دچار زحمت و اذیت بشود و تا بیاد و مدتی دنبال پرونده بگردند ما الان پدیده ای به عنوان پرونده مفقودی برامون معنی نمیده چرا بخاطر اینکه تصویر اینها را داریم حسن بزرگ این است که پرونده های مفقودی جمع شد ظاهر شکیل تر است دیگه اون پرونده ها و اون مسائل را نمی بینید یک حسن بزرگی که باز برای مجموعه ثبت دارد این است که هدف این بوده که از ضخامت بایگانی هامون کم کنیم قبلا ًهر اوراقی که وارد مجموعه هر اداره ای میشد هر واحد ثبتی میشد میرفت در پرونده ثبتی الان دیگه اینطور نیست

مجری : الان چگونه است ؟

رئیس اداره فناوری ثبت اسناد و املاک استان تهران: اوراقی که دستی میاد مثل درخواستهای صدور سند و یا درخواستهایی که شما کتبی می نویسید تمام اوراقی که داره مکانیزه وارد ادارات ثبت می شود که ما انبوهی از اوراق را در استان تهران از مجموعه قضایی داره وصول میشه و بر عکس مکاتباتی که دارد پاسخ داده می شود اینها را بدون اینکه پرینت گرفته بشود توی سیستم یک نامه ای وصول شده و می دونید که ملاک اداره ثبتی پلاک ثبتی است از طریق پلاک ثبتی الحاق می شود به اون پلاک ثبتی ....

مجری : یعنی دیگه ارباب رجوع را می فرستاند که کپی بگیر از جایی و اینها دیگه نیست؟

رئیس اداره فناوری ثبت اسناد و املاک استان تهران: اصلاً دیگه اینطور نیست ما پاسخی که می دهیم به مرجع قضایی حالا ارباب رجوعی که می خواهد پیگیری کند البته نیاز نیست چون کارها به روز است پرینتی بهشون نمی دیم یک شماره نامه بهشون می دهیم نیاز ندارند به چنین قضیه ای از اون طرف هم همین طور یک نامه ای که میاد توی سیستم در واقع وصول میشود در دبیرخانه در همان جا وصول می شود و از همان جا الحاق می شود به پلاک ثبتی مربوطه اش می رود و میشنید روی همان اوراقی که از قبل ثبت شده اند شما حساب کنید انبوهی از این اوراق که می خواستند چاپ بشوند , گذشته از اینکه ما بحث منابع انسانی را داشتیم بحث هدر رفت کاغذ را داشتیم استهلاک پرینتر را داشتیم , زمانی که مصرف می شد برای بایگانی کردن انبوهی از این کاغذها و از اون طرف ضخیم شدن بایگانی ها این طور که می خواستیم پیش بریم کل اداره ها را باید تبدیل به بایگانی می کردیم.

مجری : و یک حجم زیادی از ادارات همین آرشیو می شود.

رئیس اداره فناوری ثبت اسناد و املاک استان تهران: ما همه اوراق را اسکن کردیم ریسک هم نکردیم که بگویم حالا شاید این اوراق به درد نخورد ولی الان به جایی رسیدیم که گفتیم اوراقی که نیاز نیست برای ما نفرستید به دفاتر هم اعلام کردیم یک چیزی مثل کپی شناسنامه ، کپی کارت ملی نیازی نیست چون اینها به صورت سیستمی استعلام گرفته می شود به ادارات هم اعلام کردیم که اگر اومد شما بایگانی نکنید, اینها در واقع کاغذهای مازاد هستند.

مجری : الان اگر بخواهید پیش بینی کنید از کی دیگه خیلی جدی بحث الکترونیکی سازی مطرح است که ارباب رجوع مراجعه کند ببیند که دیگه با کاغذ و اینها مواجه نیست؟

رئیس اداره فناوری ثبت اسناد و املاک استان تهران: ارباب رجوع خیلی نمی داند و این واقعیت را نمی دانند که یعنی شما یک استعلامی را از دفترخانه می فرستید به واحد ثبتی اصلاً ارباب رجوع نمی داند که این داستان پرونده الکترونیک پشت صحنه است باعث شده که یک صیانت شده از پرونده شون و اینکه خیالشون راحت باشد که این وسط اتفاقی نمی افتد و پرونده ای بیرون نمیاد این قضیه آرشیو برای ما جدی بوده همیشه این مورد نظر و تاکید روسای محترم سازمان بوده همینطور که الان هست همین طور که مورد تاکید دکتر باقری است این در دستور کار دائمی ما است ما به صورت روزانه بازرسی خودمون را داریم چه به صورت فر ستادن اشخاص , چه رصد تلفنی و موضوعات مختلف داریم همیشه برای ما جدی هست .

مجری : ممنون آقای مهندس خلیل نیا.