ثبت سند در دفترخانه رسمی با سامانه سند من

علی خندانی در مصاحبه اختصاصی با خبرنگار خبرگزاری صدا و سیما درباره توسعه سند رسمی افزود: در این خصوص در مرکز کانون، مرکز داده‌ای (دیتاسنتر) راه اندازی کرده ایم و از حیث نرم افزاری امکاناتی در حال ایجاد هستیم.
وی گفت: پیش از این سامانه ”ثبت من“ در سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، راه اندازی شده بود، ما نیز در فرایند الکترونیکی شدن دفاتر اسناد رسمی، سامانه دیگری را با عنوان ”سند من“ راه اندازی کرده ایم تا از مراجعه حضوری افراد به دفاتر اسناد رسمی جلوگیری و یا به حداقل ممکن برسانیم که در واقع یکی از فراینده‌های بحث الکترونیکی شدن دفاتر اسناد رسمی نیز بغیر از افزایش سرعت و دقت، کاهش مراجعه حضوری است.
رییس کانون سردفتران و دفتریاران افزود: با راه اندازی سامانه ”سند من“ الزاما نیازی نیست که افراد برای طی تمام مراحل تنظیم و ثبت سند به دفترخانه‌های اسناد رسمی مراجعه کنند، اگر کسی بخواهد اسناد یک آپارتمان یا ملکی را در دفترخانه اسناد رسمی به تنظیم و یا ثبت کند، ممکن است در طی این فرایند سه، چهار مرحله به دفترخانه اسناد رسمی مراجعه کند تا فرایند تنظیم سند تکمیل و امضا شود.
وی ادامه داد: ما در راستای حذف این رفت و آمد‌های اضافه بین شهری تصمیم گرفتیم این سامانه را راه اندازی کنیم که این سامانه قابل نصب در گوشی‌های همراه است و بغیر از ارائه خدمات غیر حضوری، مجهز به مکان یابی است، یعنی اگر شما در یک نقطه‌ای از شهر قرار دارید چه محل کار و چه محل سکونت، می‌توانید وارد این سامانه شوید و نزدیکترین دفترخانه را از حیث مکانی و خلوتی (در شهر و مراکز استان) انتخاب کنید و حتی می‌توانید به صورت غیر حضوری نوبت بگیرید.
خندانی گفت: بعد از ورود به سامانه می‌توانید با یک لینک با سردفتر اسناد رسمی ارتباط برقرار کرده و درخواست خود را مبنی بر نوع تنظیم سند اعم از وکالت، قطعی یا تعهد و اقرار به سردفتر ارسال کنید.
وی افزود: ابتدا باید از سردفتر اسناد رسمی سوال کنید که آیا این اقدامی (تنظیم سندی) که من انجام می‌دهیم در قالب و چهارچوب تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی است یا خیر که سردفتر بررسی اولیه را انجام می‌دهد و نتیجه را اعلام می‌کند که امکان تنظیم این سند در دفترخانه اسناد رسمی وجود دارد یا خیر.
رییس کانون سردفتران و دفتریاران ادامه داد: بعد از این مرحله اسناد و مدارکی مورد نیاز برای تنظیم سند که پیش از این به صورت حضوری به دفاتر اسناد رسمی ارائه می‌کردید به صورت غیر حضوری از طریق اسکن بارگذاری می‌کنید، اگر هم امکان و دست رسی به اسکن ندارید با عکس برداری از طریق گوشی‌های همراه، تصاویر اسناد و مدارک به دفترخانه اسناد رسمی ارسال می‌شود.
وی گفت: سردفتر اسناد رسمی این مدارک و مستندات را از طریق سیستم یا گوشی دریافت می‌کند و بررسی‌های اولیه را از حیث کامل بودن مدارک انجام می‌دهد. در صورت درخواست متقاضی نسبت به استعلام الکترونیکی از مراجع مربوطه در این خصوص اقدام می‌کند که در واقع تمام استعلام از ادارات ثبت، تامین اجتماعی و شهرداری و ... به صورت الکترونیکی انجام می‌شود و از مدت‌ها پیش مراجعه حضوری به ادارات مربوطه در دفاتر اسناد رسمی تقریبا حذف شده است، حتی در صورت نیاز به اخذ مبالغ آن نیز به صورت غیر حضوری پرداخت می‌شود.
خندانی افزود: در نهایت با دریافت پاسخ استعلام‌ها اقدام به تنظیم پیش نویس سند برای فرد متقاضی می‌کند که پیش نویس تنظیم سند نیز از طریق همین سامانه به متقاضی ارسال می‌شود، فرد متقاضی یا طرفین معامله (هم خریدار و هم فروشنده یا وکلای آنها) پیش نویس تنظیم سند را مطالعه می‌کنند که اگر پیش نویش مد نظر تایید شد، سند تنظیم می‌شود، اگر هم مفاد این سند نیاز به اصلاح و تغییر داشت به سردفتر اعلام می‌کند تا اصلاحات صورت گیرد و برای تنظیم سند آماده شود.
وی با بیان اینکه تنها در فرایند نهایی تنظیم و ثبت سند نیاز به حضور افراد است گفت:، چون هنوز راهکار‌های قانونی در این خصوص بررسی و نهایی نشده است و مشکل قانونی وجود دارد، بنابراین فراینده اخذ امضا و اثر انگشت به صورت حضوری انجام می‌شود.
رئیس کانون سردفتران و دفتریاران افزود: در واقع برای حضور افراد در دفترخانه‌های اسناد رسمی از حیث اخذ امضا و اثر انگشت باید یک فرایند قانونی طی شود که در آینده اگر بحث امضای الکترونیک در کشور راه اندازی و در دستگاه قضایی به صورت کامل پذیرفته و الزامات حقوقی، قانونی و امنیتی آن لحاظ شد، حتی در آینده فراینده اخذ اثر انگشت و امضا نیز به صورت الکترونیکی خواهد بود.