مراحل تنظیم و ثبت سند به صورت الکترونیکی انجام می شود

آقای علی خندان در مصاحبه اختصاصی با خبرنگار خبرگزاری صدا و سیما درباره حذف دفاتر کاغذی و دست نویس در دفاتر اسناد رسمی افزود: با اجرایی شدن قانون جامع حدنگار (کاداستر)، یکی از فرآیند‌هایی که مطرح شد بحث حذف مراسلات و مراودات کاغذی و اداری در دفاتر اسناد رسمی و ادارات ثبت بود.

وی گفت: در واقع با اجرایی شدن این قانون مقرر شد زمینه بهره برداری از امکان ثبت برخط (آن لاین) اسناد، معاملات، پاسخ آنی و الکترونیکی به استعلامات ثبتی فراهم شود که از سال ۱۳۹۲ این طرح به صورت جدی شروع شد که از ابتدا تا انتها (از مقدمات تا موخرات) ثبت اسناد به صورت آنی (برخط) و الکترونیکی انجام شود.
رئیس کانون سردفتران و دفتریاران افزود: در ابتدای اجرای این طرح حذف اوراق و اسناد دستی به صورت کامل محقق نشد، اما از سال ۹۵ دفاتر دست نویس در دفاتر اسناد رسمی حذف شد. در واقع بعد از آن هر سندی که در دفاتر تنظیم و یا به صورت فیزیکی ثبت و نگهداری می‌شد به طور کامل حذف شد و اکنون فرآیند الکترونیکی جایگزین شده است.
وی گفت: اکنون می‌توان گفت هیچ دفتر دست نویس و یا به صورت نوشتاری در دفاتر اسناد رسمی وجود ندارد و تقریبا همه فرایند تنظیم و ثبت اسناد (از مقدمات تا موخرات) اعم از ارسال استعلام‌ها و مقدمات تنظیم سند، جوابیه استعلام‌ها و ارسال خلاصه معامله به ادارات ثبت اسناد و صدور سند مالکیت در دفاتر سراسر کشور به صورت الکترونیکی انجام می‌شود، حتی کنترل ممنوع المعامله‌ها نیز به صورت الکترونیکی و به روز است.
خندان در بحث بازرسی از دفاتر اسناد رسمی نیز افزود: بازرسی از دفاتر اسناد رسمی از طریق سه مرجع؛ سازمان ثبت اسناد، سازمان بازرسی کل کشور و سازمان امور مالیاتی به صورت مرتب و مستمر انجام می‌شود.

وی گفت: سازمان بازرسی کل کشور بر اساس صلاحیت عامی که دارد بازرسی‌های خود را انجام می‌دهد، سازمان امور مالیاتی با توجه به پرداخت‌هایی که در دفاتر صورت می‌گیرد و دریافتی‌هایی که از دفاتر دارد و سازمان ثبت اسناد و املاک کشور نیز بازرسی‌های خاص خود را دارد، در کنار آن خود کانون سردفتران نیز برای برخورد با تخلفات احتمالی بازرسی مستمری از دفاتر انجام می‌دهد.
رئیس کانون سردفتران و دفتریاران با بیان اینکه بازرسی کانون سردفتران همیشه فعال بوده و فعال است افزود: در هر حوزه‌ای ممکن است متخلف وجود داشته باشد که البته در حوزه ما با توجه به حجم گسترده و نوع خدماتی که ارائه می‌دهند، تعدادشان بسیار کم است که با این تعداد کم نیز برخورد‌هایی مناسبی اعم از انتظامی و ارشادی صورت گرفته است که در برخی مواقع ممکن است که نیازی به برخورد خاص انتظامی نباشد تنها برخورد ارشادی صورت می‌گیرد، اما هم برخورد ارشادی و هم انتظامی به صورت فعال در دفاتر به صورت کامل انجام می‌شود.
وی گفت: اگر هم شکایت از دفاتر اسناد رسمی به کانون صورت گیرد در کمترین مدت زمان ممکن موضوع پیگیری و گزارشی تهیه می‌شود که اگر قابلیت پیگیری در مراجع انتظامی را داشته باشد، حتما به مراجع انتظامی ارجاع می‌شود، در غیر این صورت تذکر و ارشاد صورت می‌گیرد.
خندان افزود: براساس بازرسی‌هایی که (طی یک سال گذشته) از دفاتر اسناد رسمی صورت گرفت، حدود ۴۵۰ مورد شکایت از دفاتر داشتیم که بازرسی و شکایت‌ها نیز مشمول یکسری بررسی‌های مالی است. علاوه بر شکایت‌های مطرح شده، بازرسی‌های فصلی نیز از دفاتر انجام می‌شود که این بازرسی‌ها به صورت کلی، اجمالی و فنی است یعنی علاوه بر این که کسی از دفاتر شکایت کند و یا مرجعی درخواست بازرسی کند، خود کانون و سازمان ثبت به صورت رندومی از دفاتر بازرسی می‌کنند و موضوعات مختلف را پیگیری می‌کنند.