مشاور برنامه‌ریزی و مدیریت راهبردی وزیر علوم در اجلاس رؤسای دانشگاه‌ها و مراکز پژوهشی و فناوری از تشکیل کارگروه تخصصی متشکل از اعضای هیئت علمی و نمایندگان معاونت‌ها خبر داد.
سهرابی وجود خلأ‌ها و چالش‌ها در برخی از اسناد راهبردی را به صورت مجزا چنین ارائه کرد:
پیاده‌سازی روش برنامه‌ریزی راهبردی کلاسیک بدون در نظر گرفتن مبحث آمایش (مزیت‌ها و پتانسیل‌ها و نیاز‌های منطقه) و مأموریت‌گرایی
انتزاعی بودن متون و محتوای استفاده شده در اسناد (محتوای اسناد با شاخص‌های سنجش‌پذیر و برنامه‌ریزی عملیاتی فاصله جدی دارد)
عدم توجه به مشکلات گذشته / نقاط شکست و موفقیت گذشته
کثرت در راهبرد‌ها و برنامه‌ها و اقدامات، بدون در نظر گرفتن یک نظام یکپارچه (جوهره سند راهبردی، تعیین جهت‌گیری‌های اساسی و «بله» و «نه» گفتن به گزینه‌های استراتژیک است)
ناکافی بودن استدلال‌ها و شواهد برای برنامه‌های پیشنهاد شده و عدم نگاه تحولی
عدم توجه به موضوعات نوظهور و آمادگی برای سناریو‌های محتمل در حوزه علم و فناوری و نوآوری (عدم کاربست رویکرد آینده‌پژوهی)
عدم مشارکت ذینفعان و همچنین عدم وقت‌گذاری مناسب از سوی مدیران عالی که باعث کاهش تعهد ایشان می‌شود
عدم استفاده از تحلیل‌های مالی (بودجه) و تشکیلاتی (منابع اداری و انسانی) که به برنامه‌ها و راهبرد‌ها متصل باشند
مشاور وزیر در امور برنامه‌ریزی و مدیریت راهبردی با تأکید بر رویکرد کارگروه تشکیل شده، بیان داشت که هدف این کارگروه دخالت نبوده و قرار است شیوه‌نامه مختصری برای بهبود اسناد تهیه کند. شیوه‌نامه‌ای که بتواند از روزمرگی در طراحی برنامه‌ها و توسعه صرفاً کمی و کالبدی/فیزیکی جلوگیری کرده و دانشگاه‌ها را به تدوین برنامه راهبردی اجراپذیر و مبتنی بر عملیات، تحول استراتژیک، ایجاد تفاوت نسبت به مسیر طی شده گذشته و نهایتاً شفاف شدن باید‌ها ("بله" به چه کارهایی) و نباید‌ها ("نه" به چه کارهایی) راهنمایی کند.
سهرابی، در پایان ۹ ویژگی مطلوب را برای یک سند راهبردی برشمرد و برای هر کدام، نمونه‌های موفقی را از اسناد راهبردی واصله ارائه کرد.