مدیرکل سابق سازمان ثبت اسناد و املاک استان تهران گفت: برای ۲۰۰۰ دفتر خانه در تهران، باید اسناد قدیمی موجود در دفاتر اسناد رسمی اسکن و سپس داده‌آمایی شوند تا جعل و دستکاری اسناد به کمترین میزان ممکن خود برسد.
وی اضافه کرد: پیش از این نیز طبق گفته‌های مقامات سازمان ثبت و کارشناس حوزه حقوق ثبتی، ۴ محور «لزوم بازنگری در ساختار فسادزا سازمان ثبت»، «تهیه آرشیو الکترونیک و اسکن از دفاتر قدیمی موجود در دفاتر اسناد رسمی»، «تکمیل نقشه‌های کاداستر» و «ایجاد سامانه اسناد عادی» به عنوان راهکار‌های مؤثر برای جلوگیری از زمین‌خواری است.
رامشی گفت: بازرسی رکن اصلی نظارت بر دفاتر اسناد رسمی است. در تهران با وجود دو هزار دفتر اسناد رسمی و دفاتر ازدواج و طلاق، اما فقط حدود ۱۷ بازرس فعالیت دارد. دفاتر اسناد نیازمند نظارت الکترونیک هستند به طوری که در ابتدا باید همه اسناد موجود در دفاتر اسکن و سپس داده‌آمایی شوند تا جعل و دستکاری اسناد به کمترین میزان ممکن خود برسد.
وی افزود: الکترونیکی شدن و اسکن اسناد نیاز به نظارت حضوری در دفاتر اسناد را کاهش می‌دهد چراکه سازمان ثبت اسناد فرصت و توانایی کافی برای نظارت کارشناس‌محور بر دفاتر اسناد را ندارد. طبق آماری که در اختیار داریم، حدود ۱۵۰ دفترخانه در ۳۰ سال گذشته و ۲۰۰ دفترخانه در ۲۰ سال گذشته بازرسی نشده اند.
رامشی گفت: البته برخی دفاتر که شاکی خصوصی داشتند بعضاً مورد بررسی و بازرسی قرار می‌گرفتند. اما در طول دوسال گذشته همه دفاتر شهر و استان تهران بازرسی شدند و همین موضوع باعث شد تا ۱۳۰۰ تخلف از دفاتر کشف شده و به دادسرای انتظامی سردفترداران معرفی شوند.
وی ادامه داد: فوری‌ترین اولویت برای جلوگیری از جعل اسناد قدیمی ابتدا اسکن شدن و سپس داده‌آمایی آن‌ها است.
طبق گفته مدیر سازمان ثبت در یک یا دو استان نیز این اقدام به طور پایلوت در حال انجام است. اسکن اسناد قدیمی پروژه هزینه‌بر و زمان‌بری نیست. چراکه به راحتی به طور میانگین در زمان یک هفته و با هزینه حدود ۱۰ میلیون تومان برای هر دفترخانه می‌تواند به اتمام برسد.
وی گفت: البته داده آمایی و استخراج اطلاعات اسناد در مقایسه با اسکن از هزینه بیشتری برخوردار است چراکه همه اطلاعات معامل، متعامل و موضوع قرارداد و ... از اسناد استخراج شده و ثبت سیستمی می‌شوند.
رامشی افزود: کانون سردفترداران مسئول اصلی راهبری و تامین مالی پروژه اسکن و داده‌آمایی اسناد است. اگر این اقدام از سمت کانون سردفترداران و دفاتر اسناد رسمی پیگیری شود، شاهد خواهیم بود پروژه اسکن و داده‌آمایی به سرعت به اتمام برسد. اما مسئول اصلی وادار کردن کانون سردفتران به انجام این پروژه، رئیس سازمان ثبت است که باید هرچه سریعتر این مطالبه‌گری را از کانون انجام دهد.
وی اضافه کرد: کانون سردفتران با بودجه قابل توجهی از محل ۱۰ درصد حق بازنشستگی که از سردفتران اخذ می‌کند، به راحتی می‌تواند این پروژه را در کمترین زمان ممکن به پایان برساند. چراکه بودجه قابل توجهی در اختیار این کانون است و هرگونه ادعایی مبنی بر کمبود بودجه از سمت این کانون مردود است.
رامشی گفت: بر اساس دستورالعمل‌های ثبتی، سردفتران می‌توانند بعد از سی‌سال خدمت، امتیاز دفترخانه خود را به دیگران واگذار کنند. اما باید صلاحیت خریداران این امتیاز از طرف سازمان ثبت و کانون سردفترداران مورد بررسی قرار بگیرد؛ بنابراین لازم است مدرک تحصیلی و عملکرد خریداران امتیاز دفاتر اسناد رسمی مورد ارزیابی قرار بگیرد، زیرا در غیر این صورت امتیاز این دفاتر به راحتی بدست افراد فاقد صلاحیت خواهد افتاد.
وی افزود: در پرونده قضایی که اخیرا وزارت اطلاعات با عاملان آن برخورد کرد، کلاهبرداران با خرید امتیاز یک دفترخانه مشهور و باسابقه، فرآیند سندسازی و جعل اسناد قدیمی و بلاصاحب خود را تسهیل کرده بودند. پس از شناسایی دفترخانه مذکور، ماموران امنیتی متوجه شدند تعداد زیادی از دفاتر ثبتی تنظیم شده جعلی بوده است که ریشه اصلی وقوع این اتفاق به اسکن نکردن اسناد قدیمی بازمی‌گردد. در این پرونده کلاهبرداران با دستکاری اسناد دفترچه‌ای اراضی بلاصاحب، مجهول المالک و دولتی و همچنین دفاتر موجود در دفترخانه اقدام به جعل و سندسازی به نام خود کرده‌اند.
رامشی گفت: پیشنهاد ما به شهروندان برای جلوگیری از بروز هرگونه مشکل این است که ابتدا اسناد دفترچه‌ای خود را با پرداخت صدهزار تومان به تک برگ تبدیل کنند چراکه سند‌های دفترچه‌ای به راحتی قابلیت جعل و کلاهبرداری را دارند. موارد بسیاری بوده است که افراد به وسیله همین بنچاق‌ها و دفترچه‌ها قدیمی اراضی سایرین یا متعلق به دولت را به مالباختگان می‌فروخته‌اند.
وی اضافه کرد: بنابراین متقاضیان می‌توانند اسناد دفترچه‌ای خود را به نزدیکترین دفترخانه محل سکونت خود ارائه دهند و آن را با اسناد تک برگ تعویض کنند. این دفترچه‌ها به اداره ثبت محل سکونت ارسال می‌شود و اگر پلاک ثبتی دارای نقشه کاداستر باشد به سرعت سند تک برگ آن صادر می‌شود و در غیر این صورت ابتدا نقشه کاداستر آن به صورت حضوری تهیه خواهد شد و سپس سند تک برگ آن صادر می‌شود.
رامشی گفت: سازمان ثبت موظف است نقشه کاداستر خود را بروز کند. بر اساس آمار، ۹۰ درصد نقشه‌های کاداستر مناطق شهری تهیه شده است، اما این نقشه به‌روز نیست؛ بنابراین سازمان ثبت باید با شهرداری‌ها به طور برخط در تعامل باشد تا کوچکترین تغییرات در سطح شهر را در نقشه‌های کاداستر خود ثبت و ضبط کند.
مدیرکل سابق سازمان ثبت اسناد و املاک استان تهران در پابان افزود: متأسفانه مواردی بوده است که در سال‌های گذشته برخی دفاتر خلاصه معاملات خود را به ادارات سازمان ثبت ارسال نکرده‌اند و همچنین بایگانی سازمان ثبت اسناد مربوطه را به متصدیان برای ثبت در دفتر املاک ارجاع نداده اند تا اطلاعات خریدار ملک در آن سامانه ثبت شود؛ بنابراین در بانک اطلاعاتی سازمان ثبت برخی از املاک هنوز به نام مالک قبلی آن ثبت شده است.
موفق باشید.