رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور از مردم خواست اسناد دفترچه‌ای شان را تبدیل به اسناد تک برگی یا کاداستری کنند تا جلوی هرگونه دخل و تصرف افراد دیگر گرفته شود.
وی افزود: در اسناد تک برگی یا کاداستری مالکیت‌ها به صورت الکترونیکی ثبت می‌شود و خیال فرد راحت است که دیگر ملکش به هیچ عنوان مورد دخل و تصرف افراد دیگر قرار نمی‌گیرد.
رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در پاسخ به سوالی مبنی بر این که طرح اسکن کردن پرونده‌های ثبتی هم در ادارات و هم در دفترخانه‌ها چه پیشرفتی داشته است؟ گفت: هم اکنون پرونده‌های همه واحدهای ثبتی تهران آرشیو الکترونیکی شده است یعنی فایل همه این پرونده‌ها را داریم و با فرض این که این پرونده‌ها با آتش سوزی مواجه و یا مفقود شود همه اوراق را آرشیو و داده آمایی کرده ایم و مشکلی از این بابت نداریم.
آقای بابایی افزود: هم اکنون گردش پرونده میان همکاران اداری ما بسته شده است و اگر نیازی به پرونده بود فایل الکترونیکی آن را ملاحظه می‌کنیم و حتی همه دفاتر در ادارات ثبت نیز آرشیو الکترونیکی شده است و این فقط مختص تهران نیست و فقط در برخی شهرستان‌ها این اقدام تا ۹۰ درصد انجام شده است.
وی درباره اسکن دفاتر دفترخانه‌های ثبتی هم گفت: آرشیو الکترونیکی دفاتر بزرگی که در دفترخانه‌ها وجود دارد در تهران آغاز شده است و در راستای هوشمند سازی و الکترونیکی کردن پرونده ها، در چند ماه آینده هیچ پرونده‌ای به صورت فیزیکی در واحدهای ثبتی چرخش نخواهد داشت.
رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور افزود: همه اوراقی که در پرونده‌ها وجود دارد آرشیو الکترونیک شده است و اگر اوراق جدیدی به پرونده اضافه شود آن اوراق هم آرشیو الکترونیکی می‌شود.
آقای بابایی گفت: یکی از برنامه‌های ما در آینده نزدیک، راه اندازی موزه ثبت است و ما با اسنادی تاریخی و با قدمت بسیار طولانی مواجه ایم که می‌توانیم این را در معرض دید مردم بگذاریم چرا که برخی اسناد سبقه تاریخی خوبی دارند و در طول تاریخ دچار تحول شده اند و اگر مردم با این اسناد آشنا شوند هم سواد حقوقی شان افزایش پیدا می‌کند و هم سیر پرونده‌های ثبتی و مالکیتی برایشان مشخص می‌شود.
تخلف در دفترخانه ها زیر یک درصد است
آقای حسن بابایی در ادامه افزود: در سه ماه گذشته که بازدیدهای میدانی از همه دفترخانه ها و ادارات ثبت داشته ایم با حجم بسیار بالای کار همکارانم و همچنین کمبود نیروی انسانی و نبود فضای فیزیکی مناسب مواجه بوده ایم که جا دارد از همکارانم که شاید هر کدام شان به اندازه دو نفر کار می کنند قدردانی کنم و در مجموع کارنامه خوبی داشته اند.
وی گفت: البته ما در برخی واحدهای ثبتی با قصور مواجه بوده ایم اما بسیار محدود بوده است و محدود آن را هم قبول نداریم و همه باید جهادی عمل کنند تا مشکلات حل شود.
رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور افزود: ثبت مجموعه ای از اقدامات و فرآیندهای مختلف از مرحله تشکیل پرونده و صدور سند ، تقسیم و تفکیک است و در این بین شاهد کم کاری برخی کارشناسان بوده ایم و تعداد محدودی هم مرتکب فساد شده اند.
وی گفت: ما با الکترونیکی کردن فرآیندها و آرشیو الکترونیک باید به سمت ثبت نوین حرکت کنیم و هدف ما این است که در آینده نزدیک حضور مردم در واحدهای ثبتی به حداقل برسد و ما امروز ابلاغ خواهیم کرد تا 18 خدمت ثبتی به صورت برون سپاری و الکترونیک انجام شود و نیازی به حضور مردم در واحدهای ثبتی نیست.
آقای بابایی افزود: سند تحول هم بر این موضوع تاکید دارد که همه فرآیندهای ما در واحدهای ثبتی ، الکترونیک و هوشمند سازی شود و به مردم قول می دهیم که در آینده نه چندان دور ، ثبتی متفاوت تر از سال های گذشته داشته باشیم.
وی در پاسخ به سوالی مبنی بر این که عمده تخلفات دفترخانه های ثبت چیست؟ گفت: برخی دفترخانه ها حجم کار بسیار بالایی دارندکه شاید همین موجب تاخیر در ارائه برخی خدمات شود و در برخی دفترخانه ها ما شاهد قصور بوده ایم که دنبال مباحث دیگری هستند و از طریق دادسرای ما تحت تعقیب قرار گرفته اند و دادگاه انتظامی ما به شدت برخورد کرده است .
بابایی افزود: عمده تخلفات در دفترخانه ها ، بحث جعل ، پوزها و دریافت های اضافی است اما قاطبه سردفتران ما به خوبی کار می کنند و از هشت هزار و 500 دفتر اسناد رسمی اگر بخواهیم تخلفات را احصاء کنیم شاید کمتر از یک درصد باشد اما همین یک درصد هم برای ما قابل قبول نیست.