معاون امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور: تلاش معاونت امور اسناد، فرهنگ سازی استفاده از سند رسمی بجای سند عادی و قولنامه است.
وی با اشاره به خدمت رسانی حدود ۸۳۰۰ سردفتر در کشور، افزود: افرادی که در آزمون دو سال قبل و در سال ۱۳۹۷ شرکت کرده و مشغول فعالیت شده اند نیز جزو همین تعداد هستند و تعدادی نیز در چند ماه آینده بعد از گذراندن مراحل قانونی به این تعداد اضافه خواهند شد.
معاون امور اسناد سازمان ثبت با بیان اینکه سران دفاتر به عنوان «کاتبین بالعدل» مورد اعتماد مردم هستند، تأکید کرد: سران دفاتر اسناد رسمی ظرفیت بسیار خوب و مورد اعتماد مردم هستند؛ بنابر این اگر در کشور از ۸۳۰۰ دفتر در کمتر از ۵۰ دفتر جرائمی همچون جعل صورت گرفت نباید این تخلف را به همه تسری دهیم.
اقبال، سران دفاتر اسناد رسمی را از جمله افراد متعهد و متدینی معرفی کرد که با مدارک عالی تحصیلی دکترا و فوق لیسانس که به مردم خدمت رسانی می‌کنند.
وی یکی از زمینه‌های استفاده از ظرفیت دفاتر اسناد رسمی را برون سپاری خدمات ثبتی بخش اجرا به این دفاتر بصورت یک کار جهادی عنوان و بیان کرد: سازمان ثبت یکی از سازمان‌های حاکمیتی کشور زیر نظر قوه قضائیه است که باید بخش خدماتش را از طریق دفاتر اسناد رسمی تقویت کند.
معاون امور اسناد یادآور شد: در زمان حضور آقای خدائیان بحث برونسپاری از جمله برونسپاری قسمتی از خدمات سازمان ثبت به بخش دفاتر اسناد رسمی کلید خورد؛ به عنوان نمونه در بخش اجرای اسناد رسمی اگر مردم در هر جای کشور در همه بخش‌های اجرا بخواهند برای صدور اجرائیه اقدام کنند می‌توانند تنها به ۸۳۰۰ دفتر اسناد رسمی مراجعه نمایند و پرونده خود را دنبال کنند.
این مسئول اضافه کرد: این کار که در راستای تسهیل و تسریع در امور خدمت رسانی به مردم انجام شده، کار بسیار خوبی است و رضایتمندی بسیار مناسبی را به همراه داشته و از سوی دیگر، بخش قابل توجهی از مراجعه‌های ارباب رجوع به واحد‌های ثبتی نیز با این کار جهادی، کاهش یافته است.
آقای اقبال با تأکید بر اینکه در توسعه سند رسمی باید تلاش جدی در جهت فرهنگسازی در استفاده از سند رسمی انجام شود، ادامه داد: در مسیر و در راستای بهداشت حقوقی به عنوان یکی از نتایج توسعه سند رسمی باید تبلیغ کنیم که اگر یک فرد قصد انتقال مالی و یا ملکی را دارد این کار را به جای سند عادی و قولنامه از طریق سند رسمی انجام دهد.
معاون سازمان ثبت بیان کرد: متأسفانه به دلیل ضعف اطلاع رسانی در حوزه امور اسناد و عمدتا در بخش روابط عمومی سازمان که نقش بسیار مهم و حائز اهمیتی در توسعه سند رسمی دارد، اهمیت سند رسمی بخوبی برای مردم تبیین نشده است این در حالی است که روابط عمومی می‌بایست برای مردم تبیین می‌کرد که اگر مردم به دنبال امنیت حقوقی و نیز بهداشت حقوقی هستند باید الزاما به سمت سند رسمی بروند.
اقبال در ادامه با اشاره به اینکه طبق ماده ۲۸۷ قانون مدنی و الزام قانونگذار، تمام اسناد رسمی باید در دفاتر اسناد رسمی تنظیم شود، گفت: یک فرهنگ غلطی در میان مردم غالب است که تنظیم وکالتنامه رسمی، یک سند رسمی است به همین دلیل باید برای مردم تبیین کنیم که قولنامه، مالکیت محسوب نمی‌شود و حق خیاری (اختیار) است که از یک فرد به فرد منتقل می‌شود به گونه‌ای که حتی اگر وکالت تام هم باشد بعد از فوت فرد وکالت دهنده، اعتبار آن از بین می‌رود و اگر چنین موضوعاتی را مردم بدانند قطعا از سند رسمی در دفاتر اسناد رسمی استفاده می‌کنند.
وی اظهار داشت: متاسفانه آمار سامانه‌های سازمان ثبت بیانگر آن است که بیشترین سند‌های رسمی تنظیم شده همین وکالتنامه هاست و خیلی از پرونده‌ها در محاکم قضایی ناشی از تنظیم وکالتنامه است.
معاون امور اسناد سازمان ثبت خواستار ایفای کامل نقش روابط عمومی در این فرآیند و فرهنگسازی استفاده از سند رسمی در دفاتر اسناد رسمی در جامعه شد و خاطرنشان کرد: تأکید ما این است که هرگونه تنظیم سند ملک و حتی خودرو باید بصورت سند رسمی قطعی دفاتر صورت گیرد.