در نشست شورای برنامه ریزی وهماهنگی بعثه مقام معظم رهبری و سازمان حج و زیارت تصریح شد: همه دارندگان قبوض ودیعه‌گذاری حج تمتع به تکمیل اطلاعات خود اقدام کنند.
در این جلسه آقایان داود باقری مسئول هماهنگی دبیرخانه کارگروه‌های ۲۱ گانه بازنگری فرآیند‌های اجرایی در حوزه حج و زیارت و کامران اکبری مدیرکل دفتر برنامه ریزی، پذیرش و اعزام زائران حج و عمره درباره کارگروه بازنگری فرآیند‌های حوزه ثبت نام، برنامه ریزی، حمل و نقل و اعزام گزارش دادند.
آقای باقری تصریح کرد: این دبیرخانه فرآیند‌های اجرایی را با استفاده از نظرات کارشناسان و صاحب نظران در مرکز و ۳۲ استان آماده کرده و بر اساس مصوبات صورت گرفته سامانه تشرف هوشمند سازی خواهد شد.
آقای اکبری مدیرکل دفتر برنامه ریزی، پذیرش و اعزام زائران حج و عمره نیز گفت: نزدیک به یک میلیون و صد هزار نفر ودیعه گذار برای تشرف به حج تمتع داریم که اکثر این افراد به سامانه تکمیل اطلاعات ودیعه گذاران مراجعه نکردند و لازم است برای تکمیل و به روز رسانی اطلاعات خود اقدام کنند.
نماینده، ولی فقیه در امور حج و زیارت هم لزوم تسهیل دسترسی زائران برای همراهی در فرآیند‌های حج را تاکید و خاطر نشان کرد: راه اندازی سامانه‌ای جامع که در برگیرنده فرآیند‌های مختلف از جمله ثبت نام، اعزام، حمل و نقل، تغذیه و تدارکات و اسکان و... شود مدنظر قرار گیرد و مزایا و معایب آن بررسی تا بهترین روش اجرایی شود.
دراین جلسه آقای دکتر سید علی مرعشی رئیس مرکز پزشکی حج و زیارت نیز در خصوص نحوه تامین واکسن مننژیت و دارو‌های مورد نیاز برای حجاج در صورت برگزاری حج تمتع گزارش داد.
نماینده، ولی فقیه در امور حج و زیارت همچنین در ابتدای این جلسه، فرا رسیدن ۲۲ بهمن سالروز پیروزی انقلاب اسلامی را تبریک گفت و با اشاره به تاکید امام امت مبنی براینکه انقلاب متعلق به همه است، همگان را به تلاش بیشتر برای محقق شدن توصیه‌ها و رهنمود‌های امام راحل (ره) و مقام معظم رهبری (مدظله) و آرمان‌های انقلاب اسلامی فراخواند.