محمدمهدی طهرانچی رئیس دانشگاه آزاد اسلامی در دستورالعملی به روسای واحد‌های دانشگاهی، تصمیمات جدیدی را در امور مختلف اداری و آموزشی براساس مصوبات ستاد ملّی مقابله با ویروس کرونا و آغاز مرحله فاصله‌گذاری هوشمند، صادر و ابلاغ کرد.
الف- ((امور اداری و پشتیبانی))
۱-انجام وظیفه کارکنان غیرهیأت علمی سازمان مرکزی و واحد‌های دانشگاهی از روز دوشنبه اول اردیبهشت نیز از طریق انجام دورکاری و بر پایه حداکثر دو سوم حضور و به صورت چرخشی تا زمان عدم تمدید تعطیلی دانشگاه‌ها از سوی ستاد ملی مقابله باکرونا با نظر مدیران حوزه ستادی و رؤسای واحد‌های دانشگاهی است.
۲-از روز دوشنبه اول اردیبهشت تا پایان ماه مبارک رمضان، ساعت کاری سازمان مرکزی دانشگاه، واحد‌ها و مراکز آموزشی سراسر کشور از ساعت ۸ صبح تا ۱۳:۳۰ است.
۳-همه کارکنان موظفند نتیجه ارزیابی وضعیت بیماری کرونای خود را که از سامانه وزارت بهداشت اخذ کنند، به مدیر خود ارائه دهند و چنانچه براساس نتیجه ارزیابی سامانه مذکور، فردی نیاز به قرنطینه خانگی یا مراجعه به مراکز درمانی داشت از حضور در محل کار خودداری و موضوع را به مدیر مربوطه اعلام کند. بعد از بهبودی، لازم است مدارک پزشکی مربوطه، مورد تأیید پزشک معتمد قرار گیرد.
۴- برای کارکنان دارای بیماری طبقه بندی شده در دو گروه، الف - بیماران با بیماری زمینه‌ای شامل بیماری قلبی– عروقی، فشارخون، دیابت، بیماری‌های تنفسی زمینه‌ای و ب - بیماران با نقص ایمنی شامل بیماران تحت درمان با کورتیکواستروئید بیش از ۱۲،۵ میلی گرم پردنیزولون در روز بیش از دو هفته، شیمی درمانی، بدخیمی ها، پیوند اعضا، که به عنوان افراد در معرض خطر ابتلای بالاتری به بیماری کووید- ۱۹شناخته می‌شوند، درصورت تأیید پزشک معتمد دانشگاه، تا پایان دوره فاصله‌گیری اجتماعی، باید امکان انجام فعالیت‌های شغلی نظیر کاهش زمان حضور یا دورکاری فراهم شود.
۵- رعایت همه دستورالعمل‌های بهداشت و حفاظت فردی، سلامت محیط کار اداری و ... مرتبط با زیرنظام‌های اداری دانشگاه، ابلاغی ستاد ملی مقابله با ویروس کرونا که از طریق درگاه salamat.iau.ir قابل دسترسی است، الزامی است.
۶- مواجهه چهره به چهره کارکنان به حداقل رسیده و به منظور هماهنگی امور، استفاده حداکثری از تلفن در اولویت قرار گیرد. در صورتی که کارکنان ناگزیر به مواجهه چهره به چهره باشند، حداقل زمان ممکن و حداکثر فاصله (۲متر) در همه تماس‌های بین کارکنان با هم و کارکنان و ارباب رجوع رعایت شود. گندزدایی و تهویه مناسب هوای فضا‌های کار مشترک توسط واحد‌ها به صورت نوبه‌ای و متناسب با میزان مراجعه و اختلاط کاری الزامی است.
۷- جلسات به‌صورت ویدئو کنفرانس و با بهره‌گیری از نرم‌افزار‌های موجود در واحد و در بستر زیرساخت نرم افزار‌های ملی و نرم افزار ارائه شده توسط مرکز فناوری اطلاعات و ارتباطات دانشگاه به آدرس Daanaan.daan.ir برگزار شود.
۸- کارکنان تا حد امکان از وسیله نقلیه شخصی برای تردد استفاده کنند. در صورت ضرورت استفاده از سرویس ایاب و ذهاب کارکنان، لازم است تا دستورالعمل‌های مربوط به ضدعفونی و گندزدایی وسایل نقلیه عمومی، فاصله‌گذاری اجتماعی در وسایل نقلیه عمومی و بهداشت فردی در وسایل نقلیه عمومی با اولویت گندزدایی سطوح تماس، تهویه مناسب وسایل نقلیه، رعایت استفاده از حداکثر ۵۰ درصد ظرفیت سرنشین موجود و رعایت فاصله ایمن حداقل ۱ متری سرنشینان اجرا شود.
۹- برای ثبت حضور و غیاب کارکنان، ترجیحاً از سیستم تشخیص چهره/کارتخوان کارکنان (در صورت امکان) استفاده شود. در صورت استفاده از سیستم اثر انگشت، وجود مواد ضدعفونی کننده دست در نزدیکی محل مربوطه و الزام کارکنان به استفاده از آن ضروری است.
۱۰- از استعمال دخانیات درهر شرایطی خودداری گردد، همچنین از تجمع غیرضروری در محل کار اجتناب شود.
۱۱- برای کاهش مراجعات و تکریم ارباب رجوع از بخش پاسخگویی پایگاه اطلاع رسانی واحد، سامانه‌های الکترونیکی و تلفن گویا برای راهنمایی و پاسخگویی استفاده شود.
۱۲- به منظور کاهش تماس مراجعان به بخش‌های مختلف اداری، در صورت امکان میز پاسخگویی به ارباب رجوع در قسمت ورودی واحد یا ساختمان اصلی با حضور نمایندگان بخش‌های اداری مورد لزوم ایجاد شود و ضمن فراهم کرد وسایل حفاظت فردی مناسب شامل دستکش و ماسک برای کارکنان مذکور، از موانع شیشه‌ای یا پلاستیکی بین کارکنان و مراجعان استفاده شود.
۱۳- درصورت لزوم به مراجعه حضوری ارباب رجوع جهت انجام امور اداری، با استفاده از نوبت دهی تلفنی یا از طریق سامانه از ازدحام جمعیت در واحد‌ها جلوگیری شود. همچنین مکان مناسبی برای انتظار ارباب رجوع با رعایت فاصله مناسب صندلی ها، برقراری تهویه مناسب هوا و گندزدایی مرتب محیط در نظر گرفته شود.
۱۴- در صورتی که برخی از اعضای هیئت علمی به لحاظ مشکلات فنی و تجهیزاتی درخواست اختصاص مکان مجهز برای ارائه دروس به صورت مجازی دارند، لازم است واحد ضمن تعیین مکان مناسب، نسبت به گندزدایی مرتب محیط و ضدعفونی تجهیزات مورد استفاده مشترک بعد از اتمام هرکلاس اقدام کند. استفاده از وسایل حفاظت فردی هنگام تردد استادان و برگزاری کلاس‌ها الزامی است.
۱۵- جهت کاستن از تماس مستقیم دست‌ها با در و دستگیره‌ها، آن‌ها را به حالت نیمه باز نگهدارند (درصورت امکان) یا برای سهولت تردد از جک و آرام بند درب‌ها استفاده نشود. آموزش کارکنان ازطریق فضای مجازی برای حضوردر محیط اداری در اولویت قرار گیرد.
۱۶- در مکاتبات اداری حداکثر از اتوماسیون اداری استفاده شود و از گردش فیزیکی اسناد جز در موارد مکاتبات محرمانه اجتناب شود.
۱۷- از سطل زباله دربدار پدالی به میزان کافی در محیط‌های اداری و بهداشتی استفاده شود و پروتکل‌های تخلیه و امحای محتویات و شارژ مجدد سطل‌ها به متصدیان مربوطه آموزش داده شود.
۱۸- گندزدایی سطوح محل تردد و حضور افراد، سرویس‌های بهداشتی مشترک به طور مرتب و با رعایت دستورالعمل‌های مربوطه انجام شود.
۱۹- از دستمال مشترک برای تمیز کردن سطوح میز و صندلی استفاده نشود، ترجیحاً هر یک از کارکنان از دستمال نظافت شخصی یا دستمال یکبار مصرف استفاده شود.
۲۰- نگهبانان و کارکنان خدمات باید آموزش‌های لازم درخصوص راه‌های پیشگیری از انتقال بیماری را دریافت کنند.
۲۱- دکمه‌های آسانسور، صفحه کلید رایانه‌ها، گوشی تلفن، شیرآلات بهداشتی، سطوح میز خدمت و سایر سطوحی که بصورت مشترک توسط افراد استفاده می‌شوند (در هربار تعویض کاربر) و حداقل ۵ بار در روز ضدعفونی شود. رعایت نکات بهداشتی از جمله استفاده از دستکش، دستمال کاغذی یا نظایر آن رعایت و شستشو و ضدعفونی دست بعد از تماس سطوح کار مشترک الزامی است.
۲۲- خدمات سلف سرویس و مراکز فروش مواد غذایی غیر بسته‌بندی شده تا اطلاع ثانوی متوقف شود.
۲۳- نیرو‌های خدماتی در هنگام نظافت باید از لباس حفاظتی، ماسک، چکمه و دستکش استفاده کنند. ضمن کنترل موارد بهداشتی و ایمنی در آبدارخانه‌ها، از ظروف یکبار مصرف استفاده شود.
۲۴- تا حد امکان قبل از ورود به محل کار، تب‌سنجی و غربالگری کلیه نیرو‌ها و مراجعان با رعایت موارد بهداشتی و ایمنی و دستورالعمل‌های مربوطه انجام شود.
۲۵- بیمارستان‌ها و مراکز درمانی دانشگاه تابع پروتکل‌های وزارت بهداشت درمان و آموزش پزشکی هستند.
ب- ((امور آموزش و پژوهش حوزه معاونت علوم پزشکی))
۱- پیرو مصوبه ۱۷ فروردین ماه ستاد ملی مقابله با ویروس کرونا و نامه معاون آموزشی وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی، کماکان فعالیت دانشگاه‌ها از طریق ارائه دروس به صورت مجازی انجام شود.
۲- در رابطه با دانشجویان دوره‌های تحصیلات تکمیلی PHD و ارشد ازتاریخ ۳۰ فروردین به بعد با برنامه‌ریزی گروه آموزشی و با تمهیدات به عمل آمده و رعایت کامل پروتکل‌های بهداشتی می‌توانند تحصیلات خود را به صورت حضوری در دانشگاه ادامه دهند.
۳- حضور دستیاران، اینترن‌ها و دانشجویان سایر رشته‌هایی که در مقطع کارورزی هستند، در صورت ضرورت حضور جهت ارائه خدمات، الزامی است و طبق برنامه اعلام شده صورت پذیرد.
۴- در خصوص ارائه آموزش‌های حضوری بعد از ۳۰ فروردین برای بقیه دانشجویان (به غیر از تحصیلات تکمیلی که در بند ۲ قید شده است)، با توجه به شرایط روز و مصوبه‌های ستاد ملی مقابله با ویروس کرونا و وزارت بهداشت درمان و آموزش پزشکی تصمیم‌گیری خواهد شد. بعد از شروع برگزاری کلاس‌های حضوری، با توجه به تأخیر به وجود آمده در برگزاری کلاس‌های یاد شده ترم جاری تا زمان جبران جلسات عقب افتاده، تمدید و سپس آزمون پایان ترم با رعایت پروتکل‌های بهداشتی برگزار خواهد شد. زمان پایان ترم بر اساس زمان شروع ارائه دروس به صورت حضوری تعیین خواهد شد.
۵- آن دسته از دانشجویانی که در کلاس‌های مجازی و امتحانات پایان ترم شرکت کرده و نمره قبولی أخذ نکرده اند، می‌توانند تا پایان سال تحصیلی ۱۴۰۰-۱۳۹۹ مازاد بر واحد‌های انتخابی و تا سقف سه درس و حداکثر ۶ واحد را مجدداً بدون پرداخت شهریه انتخاب و نمره خود را جبران کنند. ثبت نمرات جبرانی در کارنامه در ترم دوم سال ۹۸ -۹۹ خواهد بود. مسئول برنامه‌ریزی و اجرایی کردن مناسب این سیاست معاونان و رؤسای دانشکده‌های علوم پزشکی واحد‌ها خواهند بود.
۶- در صورتی که محدودیت‌های زمانی و مکانی حاکم بر نیمسال جاری فراغت از تحصیل، دانشجویان را با تأخیر مواجه سازد، در نیمسال آتی به جبران فرصت از دست رفته امکان برخورداری از دروس معرفی به استاد تا دو درس نظری امکانپذیر است.
۷- با توجه به حذف ترم تابستانی در حوزه پزشکی، أخذ تا ۲۶ واحد در ترم آتی صرفاً در مورد دانشجویانی که در ترم آتی فارغ التحصیل می‌شوند بلامانع است.
۸- برای آن دسته از دانشجویان که پیش از بروز وضعیت فعلی با تأیید استاد راهنما و مدیر گروه مربوطه آمادگی دفاع از پایان نامه یا رساله کارشناسی ارشد، دکتری عمومی یا تخصصی و PHD را داشته و به دلیل محدودیت‌های ناشی از ویروس کرونا جلسه دفاع آن‌ها برگزار نشده، در اسرع وقت نسبت به برگزاری جلسه دفاعیه تحت نظارت مسئولان ذیربط به صورت ترجیحاً الکترونیکی، حضوری یا نیمه حضوری با رعایت الزامات بهداشتی و ضوابط اقدام شود.
۹- با توجه به شیوع بیماری ناشی از ویروس کرونا جهت کاهش جابه‌جایی و تردد دانشجویان بعد از شروع کلاس‌های حضوری، پیشنهاد می‌شود؛ صرفاً امکان حضور دانشجو در کلاس‌های درسی، عملی- آزمایشگاهی و کارآموزی، در بخش‌های بالینی (با توجه به کمبود عرصه بالینی در صورت موافقت واحد مبدأ و مقصد) محل سکونت با ارائه مستندات فراهم آورده و بعد از امتحان، گواهی گذراندن دوره و نمره اخذ شده جهت جلوگیری از هرگونه شبهات به صورت اتوماسیونی به معاونت علوم پزشکی سازمان اعلام و رونوشت نیز جهت واحد مبدأ اعلام شود.
۱۰- در مورد برگزاری آزمون صلاحیت بالینی برای آن دسته از دانشجویان گروه پزشکی که دوره کارورزی را به اتمام رسانده و برای فراغت از تحصیل منتظر برگزاری آزمون مذکور است، واحد‌ها می‌توانند پس از أخذ مجوز از حوزه معاونت علوم پزشکی سازمان مرکزی (که از این طریق نیز هماهنگی‌های لازم صورت خواهد گرفت)، صرفاً به صورت محدود برای دانشجویانی که اصرار به شرکت در آزمون را دارند، برگزار کنند.
۱۱- با توجه به عدم برگزاری هیچ آزمونی در اردیبهشت ماه سال جاری، برای برگزاری آزمون‌ها در خرداد ماه به بعد نیز در هفته‌های آتی بسته به شرایط کل کشور تصمیم گیری و حداقل یکماه قبل از آزمون اطلاع رسانی خواهد شد.
ج- ((ضوابط مرتبط با امور آموزشی دانشجویان غیر پزشکی))
۱- از تاریخ ۱۶ فروردین ماه ۹۹ حضور دانشجویان در کلاس درس مجازی تابع ضوابط و مقررات آموزشی است.
۲- پیرو بخشنامه مورخ ۱۰ فروردین ماه وزارت عتف و مصوبه مورخ ۱۷ فروردین ماه ستاد ملی مقابله با ویروس کرونا دروس نظری و بخش نظری دروس نظری- عملی کلیه مقاطع تحصیلی در نیمسال دوم ۹۹-۹۸ به صورت مجازی و با هماهنگی مرکز فناوری اطلاعات و شبکه علمی دانشگاه برگزار شود. در مواردی که واحد/ مرکز دانشگاهی امکان (سخت افزار و نرم افزار) برگزاری کلاس از جمله دروس معارف به صورت مجازی دارند، برگزاری کلاس‌ها توسط واحد/ مرکز پس از تأیید ستاد آموزش مجازی استان و اعلام به ستاد مرکزی آموزش مجازی سازمان بلامانع است.
تبصره- واحد‌ها و مراکز دانشگاهی می‌توانند از تاریخ ۲۰ اردیبهشت ماه۱۳۹۹ کلاس‌های تحصیلات تکمیلی را به صورت حضوری با رعایت پروتکل‌های بهداشتی برگزار کنند. کلاس‌های حضوری مقاطع کاردانی و کارشناسی کماکان به صورت مجازی بوده و در صورت اعلام ستاد ملی مبارزه با ویروس کرونا مبنی بر عادی شدن وضعیت، به صورت حضوری برگزار خواهد شد.
۳- آن دسته از دانشجویانی که در کلاس‌های مجازی شرکت کرده و تا سقف سه درس و حداکثر ۶ واحد را در دوره کاردانی و کارشناسی، نمرات کمتر از ۱۲ و در دوره تحصیلات تکمیلی نمره کمتر از ۱۴ کسب کنند، می‌توانند تا پایان سال تحصیلی ۱۴۰۰-۱۳۹۹ مازاد بر واحد‌های انتخابی مجدداً بدون پرداخت شهریه انتخاب واحد نموده و نمره خود را جبران کنند. مسئول برنامه‌ریزی و اجرایی کردن مناسب این سیاست معاونین آموزشی واحد‌ها خواهند بود.
۴- دروس عملی، کارگاهی و آزمایشگاهی پس از امتحانات دروس نظری، با هماهنگی حوزه آموزش واحد‌های دانشگاهی طی برنامه اعلامی در ترم تابستان صورت گرفته و نمره درس در نیمسال دوم ۹۹-۹۸ ثبت خواهد شد.
۵- در زمان شروع آموزش حضوری، واحد‌ها و مراکز آموزشی می‌توانند روز‌های فوق العاده، ترجیحاً پنجشنبه و جمعه نسبت به انجام فعالیت‌های آموزشی (برگزاری کلاس درس) و امور پژوهشی اقدام نمایند.
۶- آزمون ارزیابی جامع دوره دکتری تخصصی (بخش کتبی و شفاهی) نیمسال دوم ۹۹-۹۸ باید ظرف مدت ۱۰ روز کاری به صورت پیوسته از تاریخ ۲۸ تیرماه ۹۹ لغایت ۸ مرداد ماه ۹۹ برگزار شود. با توجه به محدودیت زمانی ناشی از شرایط و تلاقی این آزمون با برگزاری آزمون مصاحبه ورودی دکتری ۱۴۰۰-۱۳۹۹ و ضرورت حضور بخش مهمی از اعضای هیئت علمی در این دو آزمون لازم است واحد‌ها تمهیدات لازم را جهت برگزاری منسجم و به موقع آزمون جامع در بازهزمانی مقرر فراهم کنند.
((برگزاری جلسات دفاع از پروپوزال، پیش دفاع و دفاع از پایان‌نامه/ رساله))
۱- دانشجویان برای کلیه امور مربوط به تصویب عنوان، دفاع از پروپوزال و دفاع از پایان نامه/ رساله از طریق سامانه پژوهشیار اقدامات معمول اداری را انجام دهند.
۲- فرایند انجام پیش دفاع و دفاع تحت یکی از دو حالت زیر خواهد بود: الف - اگر کلیه اساتید راهنما، مشاور و دانشجو بومی واحد تحصیلی دانشجو باشند. جلسه بصورت حضوری با رعایت پروتکل‌های بهداشتی اعلام شده توسط معاونت علوم پزشکی دانشگاه آزاد اسلامی برگزار می‌گردد. اساتید داور تا عادی شدن شرایط می‌توانند حضور مجازی داشته باشند. در صورتی‌که اساتید راهنما، مشاور هم غیر بومی واحد تحصیلی دانشجو باشند. حضور مجازی ایشان بلامانع است. اگر دانشجو بومی واحد تحصیلی نباشد می‌تواند هر یک از فرایند‌های پیش دفاع (صرفاً دانشجویان دکترای تخصصی که متقاضی بهره مندی از بخشنامه شماره ۶۳۸۰۴/۷۰ مورخ ۲۷ آبان ماه ۹۴ هستند) یا دفاع از رساله را در نزدیکترین واحد دانشگاهی محل زندگی (واحد میزبان) انجام دهند. در این خصوص لازم است ابتدا دانشجو درخواست کتبی خود را به صورت غیر حضوری به مدیر گروه تخصصی در واحد مبدأ ارائه و در صورت تأیید احراز شرایط توسط واحد مبدأ، در واحد دانشگاهی میزبان دفاع نماید. با توجه به تبصره بند ج این دستورالعمل، پیش دفاع یا دفاع حداکثر تا زمان اعلام ستاد ملی مبارزه با ویروس کرونا مبنی بر عادی شدن شرایط، به صورت مجازی برگزار شود.
۳- واحد‌های دانشگاهی باید امکانات و زیرساخت‌های لازم را توسط حوزه‌های معاونت پژوهشی/ علمی و فناوری اطلاعات و ارتباطات واحد به عنوان واحد میزبان برای دفاع دانشجویان سایر واحد‌های دانشگاهی و دانشجویان خود تأمین کنند.
۴- مجوز صادر شده توسط واحد مبدأ به همراه معرفی نامه برای برگزاری جلسه دفاع به نزدیکترین واحد دانشگاهی محل زندگی دانشجو (واحد میزبان) ارسال و رونوشت آن در اختیار دانشجو قرار داده شود.
۵- دانشجو (با همکاری واحد مبدأ) موظف است با استادان راهنما، مشاور و داوران جهت حضور مجازی در جلسه پیش دفاع یا دفاع هماهنگی نماید.
۶- دانشجو در تاریخ تعیین شده جهت پیش دفاع یا دفاع به واحد دانشگاهی میزبان مراجعه نموده و با حضور مجازی استادان راهنما، مشاور و داوران و همچنین با حضور نمایند‌های از حوزه تحصیلات تکمیلی واحد دانشگاهی میزبان به عنوان ناظر جلسه اقدام به دفاع نماید و پس از اتمام، امضای هیأت داوران به صورت الکترونیکی در صورتجلسه أخذ شود.
۷- واحد دانشگاهی میزبان، صورتجلسه امضا شده پیش دفاع یا دفاع را به همراه نام‌های با ندارد تأیید معاون پژوهش و فناوری/ علمی واحد مبنی بر تأیید صحت انجام جلسه، به صورت الکترونیکی به واحد محل تحصیل دانشجو (مبدأ) ارسال نماید.
((بهره برداری دانشجویان تحصیلات تکمیلی از آزمایشگاه، کارگاه و مزارع تحقیقاتی برای امور پژوهشی مربوط به پایان نامه/ رساله))
به منظور بهره برداری از آزمایشگاه، کارگاه و مزارع تحقیقاتی برای امور پژوهشی مطابق بخشنامه ۲۴ فروردین ماه عمل شود.
((اجرای بخشنامه دفاع از رساله دکتری تخصصی به شماره ۷۹۵۳۴/۱۰ مورخ هفتم اسفندماه ۹۹))
با توجه به شیوع بیماری ناشی از ویروس کرونا و تداوم شرایط ویژه در کشور، اجرای بخشنامه فوق تا ابتدای نیمسال اول سال تحصیلی ۱۴۰۰-۱۳۹۹ به صورت اختیاری توسط دانشجو خواهد بود
د- ((امور دانشجویی))
۱- با توجه به شیوع بیماری ناشی از ویروس کرونا، استفاده از سرا‌های دانشجویی، سرویس‌های نقلیه دانشجویان و رستوران‌های دانشجویی در دوره فاصله گذاری هوشمند مجاز نمی‌باشد. برقراری این خدمات مطابق ضوابط ابلاغی از سوی ستاد ملی مبارزه با ویروس کرونا بوده و در صورت صدور جواز از سوی این ستاد بارعایت پروتکل‌های بهداشتی و نظارت دقیق مسئولین واحد امکان پذیر میباشد. مسئولیت هر گونه کوتاهی در اینباره با رئیس واحد خواهد بود.
تبصره: در صورت ضرورت استفاده محدود از سرا‌های دانشجویی بویژه برای دانشجویان علوم پزشکی شامل دستیاران، اینترن‌ها و همچنین برای دروس کارورزی سایر رشته‌های علوم پزشکی، لازم است دستورالعمل‌های بهداشتی مربوطه موجود در درگاه ir.iau.Salamat رعایت شود.
۲- مراکز مشاوره دانشگاه در دوره مذکور به صورت غیرحضوری و با بهره گیری از مشاوره تلفنی و سامانه هوشمند تعاملی برخط و سالن‌های گفتگوی خدمات ارائه می‌شود.
۳- به منظور جلوگیری از تردد دانشجویان، کلیه امور نقل و انتقالات دانشجویانی که برای نیمسال جاری با درخواست میهمانی و یا انتقال آن‌ها موافقت گردیده است، تمامی مراحل باقی مانده در اسرع وقت صرفاً از طریق سامانه منادا انجام می‌پذیرد. ستاد آگاه سازی و پیشگیری کرونای مستقر در استانها موضوع بخشنامه شماره ۷۹۲۹۴/۱۰ مورخ ۵ اسفندماه (پیگیری و نظارت انجام دستورالعمل‌های مرتبط با مقابله با ویروس کرونا را انجام و گزارش مربوطه را به معاونت علوم پزشکی سازمان مرکزی دانشگاه ارائه کنند. مسئولیت نظارت بر حسن اجرای این دستورالعمل برعهده رؤسای دانشگاه آزاد اسلامی استانها، معاونین علوم پزشکی استانها و رؤسای واحد‌ها میباشد.